Syftet

Det finns en central komponent som ingen kommer förbi när de försöker skapa smidigare arbetssätt: syftet. Vad är det vi vill skapa? Vad ska vår verksamhet göra?

Strategiförankring i en hierarkisk organisation börjar med att ledningen uttalar syftet. Var och en som styr över värdeflödena i organisationen måste styra mot flödets syfte. Linjechefer fattar beslut om resurstilldelningar utifrån syftet. Och den gruppdynamiska processen kan inte riktigt börja i ett arbetslag om inte var och en känner att de delar ett gemensamt syfte med sina kolleger.

Jag vet inte hur många gånger jag kommit till en organisation där de försökt sig på lean eller agilt eller annat men misslyckats, och när man frågar om detaljerna ser man att de inte har ett tydligt, gemensamt, och uttalat syfte. Ingenting blir synkat.

Det kluriga är att bristen på syfte alltid yttrar sig som något annat. Medarbetare får ingen gruppgemenskap och önskar istället för självorganisation ha gruppchef som toppstyr. Småkonflikter uppstår när folk drar åt olika håll eller blandar in sina egna syften. Man vill ha tydligare arbetsinstruktioner. Folk blir osäkra på sin roll och sina mandat och efterfrågar tydligare organisationskartor. Kort sagt: alla ger uttryck för att de vill ha en starkare toppstyrning.

Den omogna organisationen lyssnar på alla dessa krav och sätter sig ner och går folk till mötes. Ökar chefernas mandat, tar fram arbetsinstruktioner, och stärker organisationskartan. Men eftersom syftet fortfarande är lika oklart kommer dessa åtgärder inte att vara i synk med varandra. På individnivå ökar tryggheten, men knappast värdeutflödet. Därför brukar även frustrationen stiga. Vad gick fel? Vi gav ju folk den ökade struktur de efterfrågade!?

Man måste börja med att formulera vad det är man ska göra. Varför finns ens organisationen? Sedan kan man ägna sig åt strategiförankring och fråga "Hur tror ni att ni ska arbeta för att nå hit?". Börja få igång en trygg delegering. Utforma värdeflödena. Stärka teamen att hitta sina positioner utmed flödet. Förse linjeorganisationen med de resurser som krävs för att underlätta för teamens värdeskapande.

Då ramlar alla pusselbitar på plats. Börja med syftet.