Workplace Management - Taiichi Ohno (kap 1-4)

Mina anteckningar:

Kapitel 1: De visa bättrar sig

I det här kapitlet läggs grunden till allt: ständig förbättring.

Ohno-san börjar med att fokusera på golvet, gemban, där värde skapas och spill uppstår.

När man ska förändra organisationen behöver man lära sig att övertala, sälja in sina idéer, även som chef, och för att övertala behöver man ingjuta förtroende.

Även den klokaste av oss har fel 3-4 gånger av tio, så man kan inte ingjuta förtroende om man låtsas vara allvetande. Om man däremot gör som Konfucius lär: är ödmjuk och uppvisar en vilja till ständig förbättring, då får man förtroende från folk.

Var trygg med de befallningar du ger, men var inte rädd för att ändra dig. Ohno förundras över lagstiftare som inte är beredda att förändra de lagar de stiftar. Får inte lagstiftarna några nya insikter?

Hos tekniker och ingenjörer har Ohno märkt av samma sort ovilja till förändring. Vanliga människor har fel i minst hälften av fallen. Även ingenjörer måste vara beredda att ändra sig.

Blind lydnad är farligt. Folk som lyder utifrån rädsla och som inte förstår varför de gör något, de är farliga. De fortsätter göra fel, eftersom de inte är lärda att ifrågasätta. Lydnaden blir ett hinder för förbättring.

Chefer måste förstå att de inte vet allt. De måste lyssna på sina underställda och vara beredda att ändra sig om de underställda har sett saker de själva inte har sett.

Om cheferna tillämpar den sortens ödmjukhet kommer folk att lyssna på dem och inte vända sig bort ifrån dem. Ödmjukhet är en förutsättning för att kunna övertala.

Kapitel 2: Erkänn när du har fel

Det här kapitlet handlar om att vi måste pröva oss fram, vi kan inte vara säkra på att vi tänker rätt.

Varför har vi fel i hälften av fallen? För att själva vårt grundläggande tänkande kan vara fel. Sakkaku, missuppfattning, är ett bra ord. Det innefattar kognitiva felslut våra hjärnor är benägna att göra, till exempel att ett horisontalt streck ser kortare ut än ett vertikalt, även när de är lika långa.

För att kunna se förbi de kognitiva felsluten måste vi pröva. Vi kan inte tänka oss förbi alla våra kognitiva begränsningar. Hypoteser måste testas på gemban. Vi måste mäta hur långa strecken är.

Många gånger tror vi starkt på något som är fel. Först när vi prövar det får vi reda på att verkligheten i själva verket fungerade tvärtom.

Det är viktigt att en chef hjälper de anställda att själva pröva alla hypoteser, och det är viktigt att chefen är villig att säga: "Jag hade fel." På så sätt skapar man en utforskande kultur där det inte är en skam att ha fel. Om man tvärtom kräver att chefens order alltid ska följas även när chefen har rätt, så kommer folk att sluta följa.

Ohno tror att intellektuella, som är vana att försöka tänka sig fram till saker, är särskilt sårbara för att hålla fast vid missuppfattningar.

Kapitel 3: Missuppfattningar minskar effektiviteten

När folk håller fast vid sina missuppfattningar minskar effektiviteten. När folk får pröva olika sätt på gemban kommer däremot effektiviteten att öka.

Exempel: en kvinna på golvet trodde att det är effektivt att försöka inspektera flera tillverkade föremål samtidigt. Ohno hävdade att det var mer effektivt att inspektera ett i taget. Det kändes som att arbetaren hade rätt. Men efter jämförelse och mätning visade det sig att det var mer effektivt att inspektera en sak i taget.

Ett annat exempel: Det kändes som om det gick fortare att använda en borr manuellt, eftersom hålet bara tog 30 sekunder att borra istället för 40. Men borret blev varmt och slött av det snabba tempot, och tillgången till slipstenen var begränsad. Den totala effektiviteten blev lägre än om man använde en automatisk något långsammare maskin. Överlast känns effektivt, men är det sällan. Men det kan man inte veta förrän man har provat och mätt.

Ohno beskriver i detalj hur alla moment samverkade för att göra den manuella processen sämre. Det är den typen av detaljobservation som är så viktigt. Man måste se och förstå.

Kapitel 4: Bekräfta fel med dina egna ögon.

Det är lätt att övertyga folket på gemban om sådana här mätningar. Det är mycket svårare i ledningar som befinner sig långt från gemban. De fastnar i diskussioner om vem som har rätt och vem som har missförstått.

Istället borde man pröva först den ena idén och sedan den andra, och helt enkelt se vad som funkar.

Om något inte fungerar ska man inte bara lyssna på det beskedet. Man ska gå till gemban och se efter själv så att man förstår varför det inte fungerar.

"Det där fungerar inte, det har vi prövat tidigare!" kan man få höra. Då MÅSTE man själv se efter varför det inte fungerade så att man kan avgöra om det kanske är på ett annat sätt nu.

Eftersom vi alla har missuppfattningar och därför behöver pröva olika metoder och undersöka resultatet, så tror Ohno att vi måste bli bättre på förtroendefullt samarbete.