Mätinfarkt

Det här är en serie blogginlägg som vänder sig till dig i ledande ställning som har att hjälpa myndigheter och offentlig förvaltning in i digitaliseringen. Jag gav en översikt i "Samtiden och framtiden", berättade varför projekt är dåligt för utveckling av digitala tjänster i "Oplanerbara projekt?", beskrev hur hela verksamheten kan fokusera på det gemensamma värdet man åstadkommer ("Värde är mänskliga behov"), och att man för att få till det måste utmana de kulturbärande beteenden som tvingar kvar samspelet i gamla hjulspår.

Jag önskade i "Den livsviktiga flödessynen" att alla i din position tar till sig flödestänkande: ett matematiskt sätt att se på värdeskapande som man ofta använder i industrin, och som faktiskt flera framgångsrika verksamheter inom offentlig sektor också använder.

Nu hör jag en del av er protestera: "Ta till oss från industrin? Men vi tillverkar ju inte bilar!", och det är helt rätt men låt mig då fråga varför en några av er, ofta på direktiv från politikerna faktiskt, redan har hämtat verksamhetsstyrningen från industrin?

Fast inte då från modern industri, utan från den urgamla Frederick Taylor. Specialisering, centralisering, avprofessionalisering, tidsstudier och preskriptiva processer, är inte ovanliga att idag, år 2016, försöka införa på olika myndigheter och liknande. Och nog finns det situationer då dessa drygt hundraåriga knep kan fungera. Industriproduktion där arbetskraften är totalt okunnig till exempel. Verksamheter där den nödvändiga variansen är låg.

Men när man tillämpar Taylors idéer på platser där förutsättningarna absolut inte finns, så leder det till kaos. När man försöker bygga en nittonhundratalsfabrik som ska leverera avancerad tjänsteproduktion, myndighetsutövning och förvaltning till exempel. Och kaos i en taylorisk kontext leder till mätetalsinfarkt. Låt mig beskriva hur:

Slagordet för taylorismen är "Command and control" och är från början faktiskt en variant av agilisternas "Granska och anpassa" eller lean och kvalitetsarbetets "Plan-Do-Check-Act". Tanken är att den som styr folk också mäter resultatet av folks arbete, och justerar sina order. Men om värdeflödet inte kan styras med preskriptiva processer som flyttar arbetspaket på ett centralstyrt sätt mellan specialister så kommer inte mätetalen ifrån flödets olika delar vara möjliga att styra efter. Vi såg i texten om värdeflöden att prestationen i en del av flödet inte förutsäger hur flödet som helhet mår och levererar.

Nyckeltal från delarna i en komplex verklighet kan inte användas som styrtal!

Vi människor tenderar att försöka med mer av samma, om den första ansatsen inte lyckades. Det är svårt för oss att stanna upp och reflektera och ifrågasätta själva strategin. Särskilt inte när vi stressas. Om nyckeltalen visar upp en dålig bild av flödet är det lätt att tro att det beror på bristande centralstyrning. Vi måste styra mer och då måste vi mäta mer. Resultatet brukar bli ännu fler katastrofer som leder till ännu mer mätningar och så vidare.

Här behöver du som klok ledare stanna upp. Mätningar åstadkommer i sig inga förbättringar. Man blir inte smalare om midjan för att man mäter sig oftare. Det är först när mätetalen används i en fungerande styr- och reglerloop som de kan göra nytta. Om en mätning inte leder till en åtgärd som förbättrar situationen ska du genast beordra folk att sluta upp att mäta. Mätetalet är i bästa fall ett slöseri med tid och i sämsta fall något som i sig försämrar.

Det finns goda sätt att använda mätetal på. Mätetal som mäter hela flöden för att mäta er gemensamma (också din) förmåga. Mätetal som tjänar som larmvillkor vid delegering: vid vilken avvikelse måste en enhet eskalera ett problem? Eller mätetal som olika arbetslag använder för att bedriva ständig förbättring.

Alla dessa mätetal hjälper din verksamhet att faktiskt prestera bättre. Det är mätetal som är anpassade för verksamhetsstyrning av komplexa verksamheter, som är byggda för att ingå i lean och agila samarbetsformer. Jag har skrivit en hel del om dem.

Men var uppmärksam på mätinfarkten. Har ni någon faktisk nytta av mätetalet? Blir det en förändring till det bättre av det? Om inte, sluta!