Den livsviktiga flödessynen

I "Samtiden och framtiden" skrev jag om vad myndigheter behöver göra för att kunna hantera digitaliseringen, bland annat att överge projektform till förmån för kontinuerlig utveckling ("Oplanerbara projekt?"), samt att spränga murarna mellan avdelningarna och i synnerhet mellan de som utvecklar digitala tjänster och alla andra avdelningar genom att fokusera på det gemensamma värde man levererar ("Värde är mänskliga behov").

När man betraktar värdeflödet tvärs igenom organisationen, med blick för mottagarens och alla andra människors behov, då inser man att detta sätt att arbeta förmodligen kräver kulturell förvandling. Och då är det "Kulturbärande beteenden" man behöver satsa på att förändra. Som vad vi belönar och bestraffar, och hur vi pratar om saker.

Får jag bara välja ETT skifte i kultur och synsätt jag skulle önska se i offentlig förvaltning så är det insikten om att värde skapas i flöden, och att själva flödesperspektivet ger insikter om vad många dysfunktioner och slöserier i dagens organisationer beror på.

Värdet av organisationen kan bestå i hastigheten av värdeflödet, hur många värdefullheter som man pytsar ut per tidsenhet. Naturligtvis har organisationen en kostnad, men den kan ju delas upp på varje producerad värdefullhet. Flöden beter sig enligt vissa matematiska lagar. Ju fler saker flödet försöker göra samtidigt, desto långsammare går det. Ju större saker desto långsammare. Och interna köer, när de blivande värdefullheterna bara väntar (ett stort slöseri) gör också flödet långsammare.

Väntan och köer uppstår inuti flödet när en del av flödet inte förmår göra sin grej, till exempel för att de är fullbelagda. Full beläggning är alltså inget eftersträvansvärt, utan optimum ligger alltid en bit under. Varje del ska sträva efter att vara tillgänglig, inte efter att vara sysselsatt.

Kostnaden för flödet är ofta konstant per tidsenhet. Men långsamhet gör att antalet värdefullheter per tidsenhet går ner. Dessa blir alltså i sådana här fall mycket dyrare per styck. Så det som kan se ut som en besparing, att man gör delarna i flödet mer fullbelagda och strävar efter 100-procentig utnyttjandegrad, kan alltså resultera i en enorm kostnadsökning.

Förutom att långsamhet i flödet, flödesineffektivitet, dessutom driver en massa andra fördyrande beteenden. Dessa tänkte jag beröra i andra inlägg.

Att man blundar för flödet och istället tittar på delarna, mäter delarna, och försöker optimera varje del för sig, det är ett kulturellt beteende som blockerar en enormt massa smidighet och agilitet och som förutom att det resulterar i sämre service och sjuka medarbetare dessutom gör det omöjligt att klara av digitaliseringen på något rimligt sätt.

Därför tycker jag att flödesperspektivet är den allra allra viktigaste kulturutmanande egenskapen som jag vill se hos ledare inom offentlig sektor. Kan vi enas om det så kommer mycket annan smidighet att kunna komma naturligt.

Jag har tidigare skrivit en hel serie blogginlägg om flödesperspektivet, men jag vill ännu mer rekommendera det här inlägget från Monika Wendleby om hur brist på matematisk förståelse fick politiker att fördyra genom att centralisera. "Centralisering utnyttjar ju resurserna bättre". Så kan man kosta på sig att tänka om man inte tar hänsyn till kostnaderna för långa omloppstider. I det här fallet, när det gäller cancervård, kan man verkligen säga att flödessyn är livsviktigt.