Veckomötet

Veckomötet vid fredag lunch är vad som avslutar veckorytmen. Det är nu vi samlar statistik.

Ha ett A4-papper uppsatt på tavlan där veckostatistiken anges. Skriv veckonumret i början på en ny rad. Bredvid skriver du:

• antalet ärenden som ligger i Klart,
• antal ärenden som är i Acceptera,
• samt antalet ärenden i resten av tavlan förutom i Inkorg och Avvisa (dvs summera ärendena i Prio, Preparera, Redo, Plan, Utför, och Verifiera; det är dessa ärenden som räknas som pågående).
• Skriv ett minustecken och
• antal ärenden som är i Inkorg samt
• antalet ärenden som är i Avvisa.

Med röd penna skriver ni antalet akuta ärenden på hela tavlan (både i Klart och i alla andra kolumner). Skriv ett divisonstecken (snedstreck). Räkna hur många persondagar (i heltidsekvivalenter) som arbetade under med tavlan under veckan, och skriv ner det.

Om ni har haft övertid så skriv det inom parentes som en multiplikator (om övertiden var 10% så skriv 1.1).

Med denna enkla statistik kan man få en enormt massa information som är användbar när man ska förbättra sig. Under detta möte ska vi tömma kolumnen Klart samt kolumnen Avvisa. Var säker på att du i bägge fallen har meddelat mottagaren.

Diskutera er situation: vad fungerade bra och vad fungerade mindre bra? Vilka strategier kan ni välja mellan nästa vecka för att tackla problemen ni ser? Vilka strukturella hinder och problem ser ni att ni brottas med just nu? Skriv upp dem på en klisterlapp och sätt i ett fält på tavlan som ni kallar Hinder. Det är där ni samlar ämnen för era förbättringsmöten.

Fatta ett gruppbeslut: ska ni gå in i ett förbättringsmöte nu för att hantera något av problemen ni lyfte, eller kan sådant vänta till det obligatoriska förbättringsmötet efter månadsmötet?