För att få ner antalet improduktiva möten gör man i Synk som i många andra lean/agila metoder: håll nere antalet möten, och försök istället samla frågeställningarna till några olika korta möten som har varsitt fokus.
Grunden i Synk är veckopulsen. Måndag morgon börjar med planeringsmöte där planen för veckan läggs och prognoserna uppdateras. Varje morgon därefter kör man ett snabbt synkmöte där man följer upp planen och justerar den löpande. Varje fredag efter lunch gör man ett veckomöte där man ser vad som blev gjort under veckan (både färdigställda veckoärenden, månadsärenden, kvartalsärenden, och årsärenden), man samlar statistik, man följer upp pågående metodförbättringar, och man identifierar nya behov av att förbättra av metoden. Känns en sådan förbättringspunkt som viktig går man över i ett snabbt förbättringsmöte där man jobbar med PDCA på A3:or som gruppen samlar sina förbättringsinitiativ runt.
Annars kan förbättringen kanske vänta till månadsmötet som hålls sista fredagen varje månad, direkt efter veckomötet. På månadsmötet prioriterar man bland projekten, och justerar prognoserna för dessa. Månadsmötet går över i ett obligatoriskt förbättringsmöte där man diskuterar behoven av förbättring, prioriterar mellan behoven, utökar sin problemanalys, och kommer på nya motmedel mot förbättringshinder.
Dessa avslutningsmöten (veckomöten, månadsmöten, förbättringsmöten) ska inte ta längre tid än fredag eftermiddag. Men en gång per kvartal kan man dessutom hålla ett lite mer strategiskt kvartalsmöte där man firar uppnådda segrar och tittar på verksamhetens inriktning. Då kan avslutningen tillåtas att hålla på en hel dag.
Vart och ett av dessa möten förtjänar ett eget inlägg.
Inga kommentarer:
Skicka en kommentar