Planeringsmötet i Synk

Planeringsmötet är ett stående möte varje måndag morgon framför tavelväggen. Det bör kunna klaras av på cirka en halvtimme om man parkerar många diskussioner till efterföljande lösningsmöten. Syftet med planeringsmötet är att justera prioriteringarna mellan ärenden, uppdatera planerna och schemat för veckan, och se över sina prognoser.

Från höger till vänster

Om det inte finns något akutärende någonstans som behöver beredas väg på tavlan, bör man gå från höger (nära slutet) till vänster. Fokus ska ligga på att avsluta ärenden, inte på att dra in nya i flödet. "Sluta börja och börja slutföra!" som vi säger.

Se över planen

• Finns det saker kvar i plankolumnen? Varför är de kvar? Var de dåligt förberedda och bör backa till Preparera? Dök vi på oförutsedda problem?
• Vad är veckans förväntade hastighet i veckoärenden per vecka? Innehåller planen fler ärenden än så? Backa överskottsärenden till Redo om de är redo, och till Preparera om de inte är det.
• Innehåller planen de viktigaste ärendena just nu? Byt ut ärenden mellan Plan och Redo och flytta om i Plan så att det viktigaste är överst. Fyll på med det viktigaste från Redo och ifrån projekten vid behov.
• Kolla prognosen. För varje ärende: markera (med blyerts, små klisterlappar, eller med magneter) vilken veckodag ni tror att ärendet ska påbörjas och vilken veckodag det troligen kommer att slutföras. Ser det fortfarande ut som en realistisk plan?

Blicka framåt

• Projekten som hänger under planeringstavlan är de viktigaste just nu. Ska ärenden därifrån hamna i Preparera? Ofullständiga veckoärenden som behöver göras färdiga? Skapa en klisterlapp och sätt i Prio. Onedbrutna månadsärenden eller större som behöver brytas ner? Skapa en klisterlapp och sätt i Prio.
• Vad är viktigast i Inkorgen just nu? Lyft till Prio.
• Kommer vi ha tid att lägga så mycket tid på preparering som det verkar? Hur är det med ärendena som redan är i Preparera? Är de viktigare än det som står i Prio? Ska ärenden backa från Preparera till Prio och läggas under någonting annat?
• Är ordningen på ärendena i Prio rätt? Står det viktigaste först?

Rensa

Ibland står vi med alldeles för mycket på tavlan. Ärenden är i Preparera, Utför, och Verifiera men har varit blockerade länge. Redo och Prio är fyllda med långt mycket mer än vi klarar av inom en rimlig tid. Det är dags att fatta tuffa beslut:

• Kan vi få mottagaren att verifiera åt oss? Dvs sätta i Acceptera och ta över ansvaret att kontrollera om vi levererat rätt?
• Ska vi flytta ärendena som är blockerade i Preparera och Utför till Avvisa eftersom vi inte verkar få fram information om dem?
• Eller ska vi sätta dem i Preparera för att bryta ner dem i ännu mindre delar där vi löser delmängder av problemen? Och skapa ett projekt av det ärende som kanske var för stort?

Alla förändringar i ärendena som vi gör (bryter om dem, planerar om dem, avvisar dem, omformulerar dem) kräver att vi tar en diskussion med mottagaren. Eftersom vi i Synk ser till att ärenden har en mottagare, och eftersom det för varje mottagare finns två ansvariga, så uppstår inga tveksamheter om vilka som behöver kontakta vem.

Trickfrågan för att ta reda på vem som är mottagare för ett ärende är att fråga vem som blir mest upprörd om vi struntar i det.