Synkmötet

Metoden Scrum kallar det kvartslånga dagliga mötet för "Scrum". Metoden Puls kallar mötet för "Puls". Naturligtvis kallar jag det dagliga mötet för "Synk". För att det är just en synkronisering mellan människor det handlar om.

Många lean/agila metoder utgår från att man är organiserade i ett självstyrande arbetslag som delar på ett och samma flöde. Synk utgår inte från detta. Naturligtvis är det bra om vi kan forma sådana grupper, och ett skäl till att börja använda Synk är att man i framtiden kanske gärna bildar sådana grupper. Men Synk ska kunna användas närhelst folk behöver visualisera och synkronisera sina ärenden, även om de ännu inte hittat fram till ett samarbete om dem.

Reglerna för Synkmötena är hursomhelst ungefär desamma som för metodkusinernas: stående, framför flödestavlan, samma tid varje dag (utom på måndagar, för då är det planeringsmöte).

Inflöde

Många verksamheter har inte en central inkorg för alla ärenden. Istället kommer ärendena till en grupp människor genom meddelanden direkt till individerna. Till Synkmötet, eller helst innan, tar var och en med sig inkomna ärenden och sätter i Inkorgen. Dessutom föreskriver Synk att var och en lyfter inkomna ärenden när man går på lunch (passera förbi Synktavlan), och när man går för dagen.

I och med att man lyft ärendena till tavlan är det inte längre ens eget ärende. Det blir gruppens ansvar att hantera det, vilket är skönt. Det är annars en källa till mental överbelastning att vara ensam ansvarig för ett ärende. Skriv en förklarande rubrik på ärendet som identifierar det.

Förare, hjälpare, mottagare

Börja med att gå igenom de nyinkomna ärendena. För varje ärende ska det finnas en förare och en hjälpare från inom gruppen. Det vanliga är att den som kommit med ärendet blir förare, och att någon annan i gruppen erbjuder sig att bli medhjälpare. Det ska också finnas en mottagare av ärendet utanför gruppen, oftast den som inkommit med ärendet.

Om Lisa är förare, Hassan är hjälpare, och Li är mottagare skriver man överst på lappen "Lisa och Hassan till Li". Vill man spara tid på mötet har man gjort upp om detta på förhand och redan skrivit på sina lappar.

Gruppbeslut

Synk använder sig på sociokratiskt manér av beslut "utan avgörande invändningar". Närhelst gruppen ska fatta ett beslut om en fråga ska någon ställa frågan så att den kan besvaras med "Ja" eller "Nej". Sedan röstar man med handtecken: den som inte känner att beslutet spelar så stor roll gör inget tecken, den som vill besvara med "Ja" ger tummen upp, den som vill besvara med "Nej, det tycker jag inte men jag vill inte stoppa för er andra" ger tummen ner, och den som vill besvara med ett "Nej, det ska vi absolut inte göra" räcker upp handen (avgörande invändning).

Finns det en avgörande invändning ska de som har den avgörande invändningen argumentera för varför "Ja"-alternativet ska blockeras. De övriga får då argumentera emot invändarna, och ge sakliga skäl för varför man ska rösta "Ja" trots allt. Sedan tar man en ny omgång, och kvarstår de avgörande invändningarna är gruppens beslut "Nej".

Om de avgörande invändningarna är borta men det fortfarande finns "tumme ner" ska de som har gett "tumme ner" argumentera för varför de tycker det är en dålig idé. Sedan tar man en ny omgång där de som röstade tumme ner antingen lägger ner sin röst, röstar för, eller ger en avgörande invändning.

Akutärenden och sista-datum-ärenden

Synk använder de tre serviceklasserna från Kanbanmetoden: akutärenden (som ska ges högsta prioritet), normala ärenden som prioriteras mot varandra, samt ärenden med sista-datum som ska behandlas som normala ärenden utom om prognosen för dem visar att de riskerar att inte nå i mål på sitt sista-datum. Då ska de behandlas som akutärenden tills deras prognos är positiv igen.

Titta i väntekolumnerna (Inkorg, Prio, Redo, och Plan) efter akutärenden (rita en röd ram på varje akutärendes klisterlapp), eller sista-datum-ärenden (skriv sista-datumet i nedre högra hörnet). Akutärenden, och sista-datum-ärenden som riskerar att fallera, ska ges prioritet. Välj vad ni trycker undan för att sätta dem i en värdeskapande kolumn (Preparera, Utför, Verifiera).

Jobba från höger för vanliga ärenden

När de akuta ärendena är omhändertagna tittar man på ärendena i kolumnerna från höger: Kan vi påskynda mottagarens accepterande av ärendena i Acceptera? Hur ska vi hjälpas åt för att kunna Verifiera respektive Utföra ärendena? Hur ligger vi gentemot Plan? Dags att lyfta in mer från Redo, eller ska de Avvisas? Hur kan vi bli bättre på att Preparera färdigt? Stämmer vår Prio? Är det dags att ta in något nytt från Inkorgen?

Fokusera på att gå i mål.