Synktavlan

Sedan mina kanbantavlor konvergerat genom åren, och oavsett vilken process de stött så småningom fått samma utseende, så bestämde jag mig för att ha det utseendet som utgångspunkt när jag beskrev Synk (en generell agil metod). Så här är då SYNK-tavlan!

Tre tavlor

Synk hanterar de tre stegen planering, genomförande, och avlämning. Vart och ett av de tre stegen har sin egen tavla, eller sin egen del av en större tavla.

Planering

På planeringstavlan finns kolumnerna Inkorg, Prio, Preparera, och Avvisa.

Inkorg - Denna kolumn har man ingen kontroll över. Här hamnar allt som är nytt, alla önskemål på saker som ska göras, alla problem någon antar att ni är ansvariga för osv. För att kunna hantera allt arbete behöver det hamna i en inkorg.

Prio - Vi är en trång resurs, en begränsande faktor, en flaskhals. Därför behöver vi prioritera. Det värdeskapande arbetet här består i att ur Inkorg ta viktiga saker som det är dags att börja titta på.

Preparera - För varje ärende i Prio ställer vi oss några frågor:

• Vet vi för vem vi gör det?
• Vet vi vad vi ska leverera? En leverabel eller ett tillfälle eller bara en aktivitet?
• Är acceptanskriterierna satta för leverabeln eller tillfället eller aktiviteten?
• Vet vi varför vi ska göra det (vilken effekt det antas ha hos mottagaren)?
• Vet vi hur vi ska göra eller finns det fortfarande utestående frågor?
• Är det görbart inom en vecka för någon konstellation av oss som samarbetar runt den här tavlan?

Är svaret på någon av dessa frågor "Nej" så hamnar ärendet i Preparera. Synk beskriver olika strategier för att få fram svaren på frågorna och för att bryta ner större ärenden i mindre.

Avvisa - Här hamnar sånt som inte kan preparera, eller som vi inte vill preparera, eller som vi inte vill göra, eller sånt som vi inte hinner med när vi har prioriterat den viktigaste delen av In. Det är en viktig del av arbetet att hantera avvisningarna direkt så att folk inte väntar på att få något utfört som inte kommer att bli av. Signallera tidigt om något inte kommer att bli gjort.

Genomförande

På genomförandetavlan finns kolumnerna: Redo, Plan, Utför, Verifiera.

Redo - Detta är genomförandetavlans inkorg. Den har vi inte heller kontroll över. Ingen vet hur snabbt det kommer in viktiga saker, eller hur snabbt prepareringen går. Däremot kan man arbeta med att begränsa storleken på Redokolumnen för att inte få den fylld med viktiga saker som vi ändå inte har tid med att göra.

Plan - Detta är genomförandetavlans priokolumn. Här sätter vi upp de saker som vi vill göra, i den ordning vi tänkt oss göra den. Här kan man göra en prognos för vilken veckodag de olika ärendena blir färdiga. Synk försöker hålla planeringen på den här nivån till max en vecka bort.

Utför - Här hamnar ärendena när vi utför dem. Vi drar inte till oss mer än vi klarar av.

Verifiera - När saker är utförda ska vi verifiera att de är rätt gjorda. Observera att detta är vår egen verifikation att vi inte gjort fel. Det är inte att mottagaren berättar det för oss.

Avlämning

Avlämningstavlan har bara två kolumner: Acceptera och Klar. Resten av tavlan används till statistik och förbättringshantering.

Acceptera - När vi verifierat ett ärende är det dags att få mottagarens acceptans på det genomförda. Vi ska ju inte gå in i genomförande utan att ha acceptanskriterierna klara för oss. Det här steget har vi för att följa upp att mottagaren har tagit emot så att vi kan släppa ärendet.

Klart - När mottagaren har accepterat ärendet sätts det i denna kolumn. Här får ärendet hänga kvar tills att vi summerar på veckomötet (fredag lunch).

Dessa tavlor (eller taveldelar) används i Synk för att hantera ärendeflödet under en vecka.