Ärendepreparering i Synk

Den generella agila metoden Synk bygger på att man har en kanbantavla i centrum. På tavlan är varje ärende representerad av en klisterlapp som sitter i någon av de fördefinierade kolumnerna. Varje kolumn är ett fält som motsvarar ett steg i flödet. Alla ärenden som är klara att utföras sitter i Redo-fältet, och för att hamna där måste de motsvara ett "redokriterium". Att preparera ett ärende är att få det att hamna i Redo-fältet.

Synk har ett generellt redokriterium för sina ärenden:

• Vem gör vi det för?
• Vad gör vi? En leverabel, en tillfälle, eller en aktivitet? Är acceptanskriterierna satta?
• Varför gör vi det? Vilka effektmål strävar vi efter hos mottagaren?
• Hur ska vi göra det? Finns det fortfarande utestående frågor?
• Storleken: Är det görbart inom en vecka för någon konstellation av oss som samarbetar runt den här tavlan?

Dessa frågor ställer vi runt varje ärende som vi drar från Inkorgen till Preparera-fältet på Planeringstavlan. Typiskt är att göra det på Planeringsmötet på måndagsmorgonen, men varje dagligt Synkmöte är ett tillfälle att göra detta på, om vi finner ett ärende i Inkorgen såpass viktigt att det behöver hanteras direkt.

Oavsett när det sker: i samma stund som vi drar ett ärende till Preparera ska vi bestämma vilka som ska preparera det, och när det ska ske.

Under själva prepareringen tar vi ett tomt liggande A4-papper. Det är vårt ärende. Vi skriver rubriken på ärendet, samma som på lappen som sitter på tavlan. På pappret försöker vi fånga Vem/Vad/Varför och Hur. Våra pågående ärenden sätts upp på väggen bredvid tavlan.

När vi fångat tillräckligt med information om ärendet frågar vi oss om någon konstellation av oss som samverkar runt tavlan kommer att kunna genomföra ärendet under en vecka (fem arbetsdagar). Om så är fallet så är ärendet redo och ska hamna i Redo-fältet. Om inte, så behöver det brytas ner.

Nedbrytning

Man börjar med en uppskattning av hur stort ärendet är. Är det praktiskt genomförbart under en vecka för oss sätter vi ett "W" i övre vänstra hörnet. Ryms det inom en månad sätter vi ett "M". Tar det upp till ett kvartal sätter vi "Q". Annars gissa vi på ett år: "Y".

Veckoärendena är färdignedbrutna, och om alla frågor är besvarade är de Redo. För ett månadsärende gäller att bryta ner i flera delmål. Kan vi hitta flera veckoärenden (det kan vara fler än fyra) som tillsammans uppfyller målet i månadsärendet? Skapa en A4 för varje sådant nytt veckoärende. De behöver inte vara fullständiga, bara tillräckligt ifyllda för att ge en uppskattning om vad som behöver göras. Förtydligandet kommer sen.

Se till att veckoärendena för ett månadsärende pekar ut sitt månadsärende. Samla A4:orna för de veckoärenden som hör till ett månadsärende och fäst dem i närheten av, eller på, varandra.

På samma sätt kan kvartalsärenden brytas ner i flera månadsärenden (kan vara fler än tre) och årsärenden i kvartalsärenden (kan vara fler än fyra). Kom ihåg att man som sagt inte behöver beskriva dessa fullständigt. Varje ärende större än ett veckoärende kallar vi för ett "Projekt".

Man behöver inte heller bryta ner varje ärende hela vägen till veckoärenden direkt om man inte vill. De måste vara nedbrutna till förtydligade veckomål för att vara "Redo" (japp, det är bara veckoärenden som är på tavlan från och med Redo och framåt). Men om man stöter på ett års-, kvartals- eller månadsärende som vid närmare eftertanke inte är så prioriterat (kanske för att man ser att det är så stort) så behöver man inte bryta ner ytterligare förrän man snart ska utföra dem.

Ihopsamling

Små och enkla veckoärenden behöver inte någon egen A4. Där räcker det med en klisterlapp för varje veckoärende. Är det flera relaterade ärenden kan man skapa ett månadsärende att sätta dem på så att de inte tar upp plats på själva tavlan om det dröjer innan vi ska utföra dem.

Även enkla, ofta återkommande, veckoärenden som faller inom samma kategori kan man samla i ett övergripande kategoriärende. Sätt ingen storlek ("W", "M", "Q", "Y") på kategoriärendet. Placera inte veckoärendena på tavlan förrän det börjar dra ihop sig att utföra dem.

Förtydligande

När en klisterlapp hamnar i Preparera-fältet kan den alltså resultera i flera A4:or som täcker både stora och små ärenden, som kanske inte ska utföras direkt. A4;orna sätts upp bredvid tavlan (eller hamnar i ett pappersfack). Då bör man ta bort lappen från Preparera och sätta på ärendet så att lappen inte tar upp plats på tavlan. Tavlan är till för att vi ska ha fokus.

Om det däremot är ett ärende som vi har beslutat ska börja genomföras direkt tar vi inte bort lappen ur Preparera. Istället skapar vi A4:or, bryter ner, väljer ut det viktigaste delärendet, bryter ner det, osv, hela vägen till veckomål för det viktigaste månadsmålet. Dessa veckomål förtydligar vi tills deras A4;or är helt Redo.

Om vi beslutar att vi ska utföra dessa veckomål inom de närmaste veckorna skapar vi varsin klisterlapp och sätter i Redo-fältet. Deras respektive A4:or (tillsammans med deras övergripande månadsärende) sätts upp nedanför Planerings-tavlan, längst till höger. Nu har vi brutit ner, nu är vi klara att köra.

Ständig process

Denna ärendepreparering är ständigt pågående. Varje måndagsplanering ser man över både vad som ska tas från Redo in i Plan, men också vad som behöver tas till Redo från antingen Preparera-fältet eller från de större ärendena utanför tavlan ("Projekten").