Sluta börja, börja sluta

OK, så vi har ett flöde där det ena steget trycker på fler ärenden än det andra steget klarar av. Det riskerar att bli en kö av ansamlingen av ärenden, och att blint öka resurserna i vår del av flödet hjälper inte helheten. Vad ska vi göra?

Första steget är att titta från höger. Tänk dig att flödet går från vänster till höger. Längst ut till höger är en glad människa. Det är för den människans skull flödet alls finns. Den människan blir inte glad för att flödet börjar att behandla en massa ärenden. Den människan blir inte glad för att ett visst steg i flödet börjar samla på sig ärenden i en väntekö. Den människan blir inte ens glad om bara delar av flödet blir bättre på att hantera sina ärenden. Den människan blir bara glad om förbättringen leder till att värdet kommer henne till del.

Så vad kan vi göra för att ta bort de sista hindren? De som hindrar ärendena från att ta det sista klivet till FÄRDIGT? Sedan: vad kan vi göra för att ta bort de näst sista hindren? De som hindrar ärendena från att ta det näst sista klivet till steget omedelbart innan FÄRDIGT? Och så vidare...

Att ha många saker på gång samtidigt ger en känsla av upptagenhet. Vi förväxlar gärna den känslan med en känsla av produktivitet. Men produktiva organisationer är organisationer där man inte har en massa saker igång samtidigt. Känslan i en produktiv organisation kan tvärtom vara rätt sömnig. Men det är ju för att man har sina saker under kontroll. Man levererar i ett stadigt tempo utan detta gigantiska spill som består i att försöka ha många saker igång samtidigt.

Henrik Kniberg har skapat ett enkelt experiment som avslöjar hur mycket omställningstid som förbrukas när en verksamhet försöker göra flera saker samtidigt. Jag har själv kört det experimentet som en övning på mängder av kurser, och resultatet är hela tiden det samma: När man har några parallella projekt igång blir tidsåtgången minst den dubbla jämfört med om man skulle göra en sak i taget.

Genom att börja från höger och metodiskt arbeta bort alla hinder för att leverera färdiga ärenden så ökas genomströmningen och väntan i flödet försvinner, ett steg i taget. Vi tittade på hur kapacitetsökningar i allmänhet är dåliga på att förbättra hela flöden. Att arbeta metodiskt från "höger", dvs från flödets mål: den nöjda människan, är däremot bra. Ha fokus på att avsluta ärenden, att få dem färdiga. Ha inte fokus på att påbörja många saker.

I nästa inlägg ska jag beskriva hur man kan begränsa antalet ärenden som får lov att befinna sig i varje steg, och hur den stelbentheten tvingar fram ett snabbare flöde.