Värdeflödesperspektivet

(Detta är ett utkast till ett kapitel i en liten bok om smidiga arbetsmetoder jag jobbar med.)

När vi människor spontant ska organisera oss blir det gärna i termer av hierarkier eftersom vi underordnar oss folk med dominanta beteenden, och vi söker klarhet i vem som är tänkt att göra vad så att vi blir trygga med de sociala förväntningarna i en grupp.

Det är precis dessa naturliga mekanismer som gör det möjligt för t ex en flock chimpanser att jaga kött i grupp och sedan fördela bytet.

Är vi obetänksamma skapar vi alltså naturligt organisationspyramider och strikta roller, utan att tänka efter om detta verkligen är optimalt för uppgiften.

En annan egenhet vi har är att vi inte har någon spontan känsla för när vi åstadkommer något av värde. Vi har belöningssystem i hjärnan som gör oss tillfreds när vi lyckas trigga dem, och vi har en känsla för när vi arbetar hårt och när vi inte gör det.

Men vi kan inte spontant känna igen hög produktivitet på samma sätt som vi känner av lycka eller hög arbetsbelastning. Det gör att vi tenderar att värdesätta hårt arbete högre än låg ansträngning även om den låga ansträngningen skulle resultera i ett större värde än det hårda arbetet. Inte heller förstår vi vad stort värde är, om vi inte lyckas koppla det till något som triggar vårt naturliga system av inre belöningar i hjärnan.

När dessa naturliga förutsättningar får spela fritt skapas alltså

• pyramidorganisationer
• där folk som beter sig dominant ges mandat att bestämma,
• där folk är låsta i sina strikta yrkesroller,
• där den som inte sliter ut sig misstänks för att inte bidra med så mycket av värde,
• och där folk tenderar att sträva efter det som känns bra inuti dem själva.

Men ska man leverera en kvalificerad tjänst eller produkt kan man inte göra det i en apflock. Det krävs ett intrikat samspel av olika yrkesgrupper som använder sina färdigheter till det yttersta och där **flödet** för det som ska levereras är mjukt och effektivt.

Pyramidorganisationer där de olika yrkesgrupperna arbetar i varsina specialiserade avdelningar brukar kallas för "stuprörsorganisationer". När något ska levereras kommer flödet att passera flera stuprörsgränser. Där sker det överlämningar som ofta är knöliga, där information tappas, och där ärenden inte sällan köas upp.

När ärendena köas upp blir folk stressade och börjar ta på sig för mycket, och gärna flera ärenden samtidigt eftersom detta ger en känsla av produktivitet. Dvs en känsla av hårt arbete, produktivitet kan vi ju inte känna.

Genom studier och mätningar **vet** vi sedan länge att överlämningar och väntan innebär att produktionen tappar värde, vi **vet** att det innebär en extra kostnad att göra flera saker samtidigt, vi **vet** matematiskt att det producerade värdet per tidsenhet blir gigantiskt mycket högre när vi fokuserar på att avsluta ärenden och leverera värde, än på att påbörja nya.

Men för att detta vetande, som ju går emot flera av våra naturliga intuitioner, ska kunna omvandlas till nytta i verkligheten så behöver vi handla efter det. Och då måste flödet synliggöras.

Det är detta som är värdeflödesperspektivet. Oavsett om du är ensam om att se det eller om hela din organisation har beslutat att organisera sig runt värdeflödena, så är det det horisontella värdeflödet, tvärs genom alla stuprör fram till mottagaren, som är utgångspunkten för alla smidiga arbetssätt.

Detta gäller antingen vårt värde är en människa som behöver omvårdnad, ett stycke råvara som ska bearbetas, en önskad funktion som ska implementeras i ett datorsystem, smådelar som ska sättas samman, eller en utbildning som ska hållas. Värdeflödesperspektivet är lika giltigt för saker som för tjänster, lika giltigt för produktion som för utveckling.

Det intuitiva sättet att se på en organisation leder till ett kostnadsfokus och *"resursoptimering"*, dvs att man försöker belasta varje enskild människa och maskin i systemet så mycket som möjligt, vilket inte är särskilt optimalt.

Med värdeflödesperspektivet får man istället ett flödesfokus. Allt handlar om att öka flödeseffektiviteten, vilket totalt sett producerar högre värden per tidsenhet. Att överlasta maskiner, processer, och människor **minskar** flödeseffektiviteten.