Flödestavlan

Verktygen för visuell styrning kan delas in i olika kategorier beroende på syftet. Processplanscher synliggör gruppens överenskomna arbetssätt. Stora väggkalenderar är ett fantastiskt verktyg för att hålla tidplaner och skapa en gemensam förståelse för vad som brinner i knutarna och vad man kan vänta med. Människokartor som visar vilka människor som huserar var i organisationen sätter ett ansikte på var och en och ökar vi-känslan (till skillnad från organisationskartor som gömmer bort att det är folk inblandade).

Och så har vi förstås den traditionella flödestavlan, känd från produktionsplaneringen och systemutvecklingen.

Idén bakom flödestavlan är att den ska få alla att se var olika ärenden befinner sig i värdeflödet. Annars har vi lätt att tänka att ärenden tillhör den-eller-den organisationsdelen eller är den-eller-den människans ansvar; vilket är sätt att tänka som skapar mycket spill.

I en flödestavla representeras varje ärende av ett kort som löper från vänster till höger. Kortet hoppar fram mellan olika kolumner, där varje kolumn motsvarar ett moment där ärendet antingen arbetas på (för att kunna hoppa till nästa kolumn), eller där ärendet vilar.

Vissa flöden är mycket detaljerade, med många kolumner som visar varje arbetsmoment. Men det finns också flöden som likt den traditionella flödestavlan i Scrum bara visar om ett ärende ska göras, arbetas på, eller är färdigt.

Vilken grad av detaljrikedom som krävs måste gruppen som har nytta av tavlan bestämma. Det finns en frestelse i att detaljera allt, vilket skapar merarbete och kan orsaka brist på nödvändig flexibilitet. I synnerhet finns en frestelse att från ledningshåll vilja detaljera allt, så att ledningen utifrån tavlan alltid ska få rätt slags rapporter. Det är ett misstag och ett stort slöseri. Flödestavlan ska koordinera samarbeten runt smidiga värdeflöden, för dem som har behov av denna koordination, och inte vara till för någon annan. Det finns betydligt bättre och effektivare sätt för en ledning att skaffa sig kunskap om sakernas tillstånd i värdeflödena.

Skälet till att ett Scrumlag klarar sig med den allomfattande kolumnen "Arbetas på" är att man svärmar runt ärendena. Laget jobbar tillsammans och har inte behov av att koordinera sig med hjälp av verktyg, eller att formalisera sin interna process. Kolumnerna "Att göra" och "Klart" är däremot samarbetspunkter där andra intressenter lämnar över eller tar vid.

På samma sätt kan man resonera i alla flöden: när samma lag behandlar ett ärende finns kanske inte behovet av att detaljera hur det görs. Det får i så fall laget bestämma, kanske är värdeprocessen såpass komplex att visualisering hjälper. Men när olika grupper av människor måste samarbeta, till exempel om att prioritera ärenden, eller precisera och bryta ner dem, då är separata kolumner på en flödestavla ett utmärkt hjälpmedel för att få alla som inte jobbar tillsammans dagligen att förstå hur landet ligger.

Det finns mer att säga om flödestavlor, till exempel om hur köer på tavlan kan vara både bra och dåligt, och hur man genom att ändra regelverket runt tavlan kan få flödena att bli bättre på olika sätt. Och inte minst hur man kan använda data från tavlan för att kunna göra prognoser. Men det får bli en annan gång, det är söndag morgon och jag ska till kyrkan.

Bilden visar en scrumtavla hos en av mina kunder.