Tidshorisonter

Nä, det blev inte så bra att blogga på engelska. Jag gör mig visserligen förstådd på engelska, men jag känner att det ju är svenska förhållanden min erfarenhet sträcker sig till, tokigheter begånga i svenska organisationer. Därför, trots att agilism är i högsta grad ett engelskspråkligt fenomen, blir nog svenska bäst. Därför byter jag också namn på blogghärket, från ¡Agilistas! till Smidigt!.

En smidighetens fiende är som bekant ojämnheten, till exempel i form av ryckighet. Plötsligt tog pengarna i budgeten slut och allt lades på is, plötsligt fattades igångsättningsbeslut och alla måste genast rusa iväg på det nya projektet (och släppa allt annat utan att samla ihop och etablera värdet i det man skapat). Att ojämnhet är en av de största rotorsakerna till spill har vi vetat länge.

Det blir gärna ryckigt när man har för kort planeringshorisont. Tyvärr glömmer vi ibland bort att titta framåt i tiden. När vi sätter oss för att planera arbetsuppgifterna nästkommande veckor kan det vara första gången vi ens funderar på vilka uppgifterna är. Organisationen gör sig på det sättet väldigt närsynt. I Scrum säger vi att vi "glömde groomingen", alltså glömde bort det moment när vi tittar ett par perioder längre fram.

För att minska ryckigheten kan man dela in Högen (med saker vi vill göra) i olika fack, ett för varje tidshorisont. Eftersom vi sedan gammalt har ett tänkande runt tiden där vi delat in den i grövre delar kan man utgå från den indelningen när man gör sina horisonter: Ett fack för den närmaste veckan, ett för den närmaste månaden, det närmaste kvartalet, och ett för halvåret. Kanske vissa verksamheter behöver komplettera med ett fack för dagens arbete, eller ett för det närmaste året.

De olika facken har olika krav på detaljrikedom i beskrivningarna av vad som behöver göras. För stor detaljrikedom i något som ligger längre fram bryter mot principen bestäm utifrån vad du vet. Man riskerar att låsa fast sig i lösningar baserade på ogrundade antagande. Rättan-tid-planering bygger istället på att man planerar med så stor detaljrikedom som krävs just nu, avpassat för varje tidshorisont. Både att planera för mycket och för lite i förhållande till tiden leder till ojämnhet.

När den nya veckan närmar sig behöver man ur månadsfacket ha prioriterat de mål som är viktigast, och brutit ner dem lagom mycket så att de passar för en veckas arbete. När den nya veckan börjar kan högen med veckomålen vara färdig, så att man får en jämn övergång. På samma sätt färdigställer man gradvis nästa månads månadsfack ur kvartalshögen, nästa kvartal ur halvårshögen osv. In från vänster kommer också alla de ärenden man vill lyfta in i respektive tidshorisont direkt.

Samma tänkande fungerar när man arbetar med andra planeringshorisonter. Systemutvecklingsorganisationer som arbetar med Scrum använder ofta 2- eller 3-veckors perioder (som kallas sprintar). Dessa kan synkas mot månads-, kvartals, och halvårshorisonterna på samma sätt: sitt med utvecklingslaget och förbered nästa sprint gradvis så att den är i princip färdigplanerad när den börjar. I Scrum kallas förarbetet för "grooming" och den sista planeringsvändan för "sprintplanering", men man tjänar på att inte göra så stort väsen av skillnaden dem emellan.

Det finns många fler trick man kan göra med gradvis planering i tidshorisonter, som t ex mäta hastigheter och på så sätt få uppdaterade projektbudgetar som stämmer, eller mäta kostnaden för störningar i planeringen. Men det spar jag till en annan gång.