Men hur ska man då göra?

Finns det några konkreta tips för hur man kommer igång med att göra jobbet lite smidigare? Utan att behöva vänta på att någon annan fattar beslutet? Ja, det finns det.

Inom IT har vi Scrum som är en utmärkt startpunktsmetod. Det är ett tiotal lean-tekniker sammansatta för att driva förändringen mot smidighet. I andra verksamheter finns det kanske inte en lika uttalad metod, men det går att göra till exempel så här:

Självstyrande tvärfunktionellt lag

Gruppera er, ni som har ett delat ansvar för en verksamhet. Att ni inte har samma kompetens eller uppgifter är bara bra, för nu ska ni försöka hitta ett smidigare sätt att arbeta på. Då krävs att ni jämnar till flödet mellan de olika aktiviteter ni gör.

Från och med nu är det ni som tilldelar er själva arbetsuppgifter. Att leda och fördela arbetet gör ni förmodligen bäst själva. Ni är själva experter på hur man arbetar, däremot måste ni veta vad ni ska göra. Vad är viktigast? Vilka mål ska ni uppnå? Det bestämmer organisationen runt er, liksom om det finns några begränsningar vad gäller hur ni får arbeta.

Förbättringsmöte

För att kunna ta ansvar för en arbetsgång så att den kontinuerligt förbättras behöver ni regelbundet se över och justera den. Avsätt ca 45 minuter per vecka, och bestäm med vilket intervall ni behöver ha det. Två veckors mellanrum (dvs ett möte på max 90 minuter) har många funnit vara ett bra intervall.

Arbeta strukturerat. Boken "Agile Retrospectives" ger en bra grund att stå på. Tänk på att ett bra förbättringsmöte ofta fungerar enligt den sk Demingcykeln: meningen är inte att ni ska gnälla över allt som är dumt, utan:

• Angrip ett av era irriterande problem.
• Hitta på konkreta motåtgärder. Se gärna på hur man jobbar med A3-tänkande.
• Under tiden fram till nästa möte: pröva motåtgärden. Tanken är ju att ni ska utvärdera den det första ni gör på nästa förbättringsmöte.

Synliggör värdeflödet

Synliggör era ärenden. Ha ärendet i centrum, och visa hur det svischar genom ert värdeflöde och slutligen landar hos en mottagare (kund/beställare/brukare) som tack vare ert jobb nu blir glad.

Många använder en kanbantavla för att synliggöra sitt flöde.

Kom ihåg att det ultimata är när ett ärende flyter utan avbrott jämnt genom flödet och landar i mottagarens knä. Optimera inte på att alla hos er ska vara fullt upptagna hela tiden. Då blir inte flödet jämnt. Optimera på att leverera snabbt och säkert istället. Sluta påbörja saker, börja slutför dem.

Se era planeringshorisonter

Vilka planeringshorisonter är viktiga för er? Vecka, två veckor, en månad? Se hur balansen mellan händelsestyrt arbete och planerat arbete är hos er. Synliggör hur oplanerade aktiviteter faktiskt stör de planerade. Gör en realistisk bedöming av hur mycket värde ni förmår leverera inom en horisont, och följ sedan upp hur det faktiskt gick. Låt den erfarenheten styra när ni tar på er arbete för nästa period.

I Scrum har vi en horisont på några veckor som kallas sprint. I början av en sprint gör vi en sprintplan, och i slutet gör vi en sprintgranskning

Skriv ner hur ni jobbar och dra igång

Fundera inte så mycket utan kör igång. Skriv ner hur ni jobbar på ett liggande A4 och sätt upp på väggen. Justera och bygg på i takt med att ni på förbättringsmötena kommer på fler saker. Mät nuläget innan ni drar igång (hur mycket värde levererar vi per vecka?) och stäm av när ni kört ett tag.

Kom ihåg att hemligheten med de smidiga arbetssätten inte är att de är smidiga, för de är de inte. Hemligheten är att de gör det så tydligt vari osmidigheterna består idag, så att man kan göra någonting åt det. Det blir inte bra när man börjar, men det blir bra med tiden när man fått tillfälle att göra det bra.