Grejer mellan stolarna

Här är lite kommentarer från en grej jag jobbar med just nu:

Tanken med att dela in sig självstyrande lag är att man gör sig av med formella överlämningar och sådant spill när nånting måste fixas av flera personer. Inom laget kan vi optimera vårt samarbete och göra färdigt i ett enda svep.

Problemet är att då behöver laget enas om en gemensam inkorg där alla grejer som ska göras samlas. Det blir en kö helt enkelt: bra för att jämna ut ett flöde, dålig eftersom den skapar väntan. Väntan kanske är nödvändigt, laget är nog en trång resurs jämfört med allt man vill att de ska göra. Men vad händer med väntetiderna när ärenden måste passera flera lag?

Om ett ärende först ligger och väntar hos Lag Gul, sedan fixas lite med, och därefter skickas vidare till Lag Röd, så vill vi inte att det ska behöva ligga och vänta i Lag Röds inkorg. För då blir den totala väntan onödigt lång.

Det vi vill är istället att Gul och Röd ska kunna fixa ett ärende som vore de ett gemensamt lag. Inga dyra överlämningar, inget liggande mellan stolarna, från och med den stund då Gul tagit tag i ärendet ska det göras färdigt, som alltid i ett enda svep.

Lag som ingår i sådana samarbeten måste först komma överens om att ge varandra direktingångar för redan påbörjade ärenden. Detta känns till att börja med obehagligt, eftersom det känns som om man överger sin lyckade idé om att ha en gemensam inkorg per lag. Men om vi är överens om att det är dåligt att hålla på med flera saker samtidigt inom ett lag kan vi kanske vara överens om att det är dåligt att hålla på med onödigt många saker samtidigt även inom en organisation?

Ärendet som Gul och Röd samsas kring är påbörjat i den stund Gul tagit tag i det. Om Gul måste lägga det i Röds inkorg kommer Röd att påbörja ännu fler ärenden innan Guls ärende tas om hand. Vi får på så sätt många påbörjade saker i organisationen. Om Röd istället prioriterar de redan påbörjade ärendena, genom att man får signal från Gul om att sådana redan finns (kanske i en särskild inkorg för redan påbörjade ärenden lagen emellan), så samarbetar Gul och Röd om att hålla nere antalet samtidiga ärenden, och bägges arbete blir mer smidigt.

Konceptet kan drivas vidare med att man centraliserar hela organisationens inkorg i ett servicedesktänkande osv, men detta kräver faktiskt att fungerande samarbetskanaler mellan lagen redan finns på plats, så det skadar inte att börja i det lilla. En enkel överenskommelse mellan två självstyrande lag om hur ärenden dem emellan ska kommuniceras och prioriteras tar oss faktiskt väldigt långt.