Olika sorters lag

Det självstyrande laget är en kärnkomponent i de flesta smidiga arbetsmetoder. Men det kan vara svårt att sätta samman bra lag, eller att stötta lagen på rätt sätt när de möter svårigheter. Jag har märkt att vilka strategier som fungerar bäst bland annat beror på hurpass väl lagens medlemmar har samma målsättning och i vad mån de måste arbeta reaktivt (händelsestyrt) respektive proaktivt (planerat).

Samma mål

Egentligen finns det inga lag där medlemmarna har olika mål. Att ha samma mål är vad som skiljer ett lag från vilken annan grupp människor som helst. Däremot kan en grupp människor vara tänkta att fungera som ett lag, men där man inte riktigt har tänkt på att de faktiskt har rätt olika mål. Kanske tillochmed målkonflikter inom sig.

En sådan grupp behöver sätta sig tillsammans och fundera på vilka deras mål faktiskt är. De olika medlemmarna måste synliggöra vad de har på sina privata agendor, och så får gruppen försöka ta ett samlat grepp om dem. Antingen skapa ett gemensamt mål, eller tvingas inse att man inte är ett lag utan bara en grupp disparata individer som inte kommer att tjäna på att arbeta ihop.

Reaktivt

Ett lag vars uppgifter i första hand är reaktiva är troligen en trång sektor (de jobbar så hårt de kan och har alltid en fylld inkö), eller så har de (mindre troligt) nedtid i väntan på saker att ta tag i. Så länge man inte stressas av kravet att balansera proaktivt och reaktivt arbete (se längre ner för den konflikten) kan ett reaktivt arbetssätt vara rätt behagligt, så länge alla har realistiska förväntningar knutna till dem.

Det det reaktiva arbetslaget behöver är att se vilka de faktiska omständigheterna är. Till att börja med kommer de alltid att vara en flaskhals. Det kommer att upplevas som en ständig resursbrist, men att öka resurserna kommer inte att lösa de problem som laget kan ha. Att vara en flaskhals synliggör istället vilka bristerna i flödet faktiskt är, så att man kan göra något åt dem.

Laget ska ägna sig åt att mäta sina handläggningstider, se vilka ärenden som tenderar att fastna, analysera varför, och göra något åt problemen. Det viktigaste är att skapa jämnhet och en uthållig arbetsbelastning, och att synliggöra sin verkliga kapacitet. Till detta kan ett dragande flöde i t ex ett kanbansystem fungera bra.

Ett lag som är får vänta på ärenden är mycket ovanligt, eftersom det betyder ett resursutnyttjande lägre än 100%. Styrmodellerna i dagens organisationer är ofta så omogna att de bara förmår se till nyttjandegrad istället för ett optimum mellan nyttjandegrad och flödeshastighet på ärendena. Flödeshastigheter är ju kopplade till värdeskapande, medan nyttjandegrad har med kostnadskontroll att göra. Eftersom värdeskapandet är svårare att mäta än kostnader syns inte alltid vilka ekonomiska möjligheter det finns i att optimera på flöde, men det är ett ämne för flera andra poster.

Proaktivt

Ett lag vars primära uppgift det är att följa en plan har det enkelt på pappret. Projektmodeller brukar t ex bygga på ett avlägset mål, och sedan en utförlig plan i form av tidssatta aktiviteter som förväntas kunna löpa i varandra. I projektplanen syns aldrig de saker som man är tvungen att hantera när de plötsligt uppkommer. I synnerhet syns inte det man är tvungen att hantera som följd av att det uppkommit ny kunskap.

Ett sådant lag behöver två saker: först en försäkran om att andra finns som kan ta hand om de händelser som kräver ett reaktivt arbetssätt. Sedan krävs processer och verktyg för snabba och gärna regelbundna omplaneringar. En metod som Scrum och ett verktyg för ständig omplanering (en backlog) har visat sig fungera väldigt bra i dessa situationer.

Konflikten mellan proaktivt och reaktivt

Ett lag med en blandning av reaktiva och proaktiva ärenden har förmodligen svårt att utföra planerade aktiviteter som spänner över lite längre tid. Händelser de reagerar på är förmodligen ganska viktiga, så de planerade uppgifterna blir ständigt nedprioriterade. Negativ stress är vanligt i sådana sammanhang. Man kan inte följa planen (vilket kullkastar alla projektplaner), men man gör inte heller ett optimalt jobb i hanterandet av händelser. Man är varken eller, och även om man lade 100% av sina resurser på att hantera enbart händelser skulle man fortfarande vara flaskhals (se stycket om reaktiva lag ovan).

Det laget behöver se sin konfliktfyllda arbetssiuation. Rotorsaken är dels att laget har en målkonflikt mellan att följa planen och att klara av sina övriga åtaganden, dels att man inte kan vara i reaktivt läge och proaktivt läge samtidigt, och naturligtvis att ingen riktigt förstår att förväntningarna förmodligen är lite fel ställda.

Här är synliggörandet livsviktigt. Alla behandlade ärenden, planerade som oplanerade, måste synliggöras så att den verkliga arbetsbelastningen och förmågan syns. Det måste finnas ett tydligt mandat kring hur man prioriterar de olika ärendena i förhållande till varandra, och alla projektplaner som är beroende av hur laget förmår leverera enligt plan måste stå under ständig revision beroende på hur det faktiskt går.

Först när detta är på plats kan man börja förbättra situationen och aktivt bestämma hur mycket av resurserna som ska läggas på planerat respektive på händelsestyrt, och skapa strategier för att optimera förmågan att arbeta både reaktivt och proaktivt samtidigt. Men det är också ämnet för många poster. Att lära ut knepen runt detta upptar en hel del tid på mina utbildningar.

Var är ni?

Ett lag bör fundera på var man befinner sig utmed dessa två axlar, och i vilken grad man lider av konflikterna som beskrivits ovan. I koordinatsystemet har jag ritat ut tre lag som tillhör olika extremer på skalorna. I verkligheten har de flesta lag en mer komplex situation, mittenåt i koordinatsystemet.

Lag Röd är ett typiskt Scrumteam. Alla händelsestyrda aktiviteter tas om hand av andra team och personer i verksamheten, och teamet har samma mål vilket gör det möjligt att planera vettiga sprintar att samarbeta kring. Observera att detta är det slags team där Scrum fungerar utan modifikationer! Så snart du inte har denna situation måste du börja anpassa Scrum på olika smarta sätt om du ändå vill använda sprintar som verktyg.

Lag Grön är ett typiskt serviceteam. De har ett gemensamt förvaltningsansvar för en uppsättning förvaltningsobjekt och kan samarbeta om inkommande ärenden som rör dessa. Bekymret gäller förvaltningsobjektens långsiktiga skötsel. Om inte detta lag har ansvar för den, vem har det då? Och varför ligger inte det ansvaret på lag Grön, det är väl ändå där kompetensen finns?

Lag Blå är ofta en produkt av en organisation där ledningsfolk har hört talas om lean-agilt-eller-nåt-sånt och trott att en massa saker ordnar sig bara man grupperar människor i självstyrandegrupper. Denna uppsättning kommer antingen att leda till besvikelse över oinfriade förväntningar, eller så gör man något åt situationen. Först och främst ser över om inte dessa människor egentligen har eller kan få ett gemensamt ansvar över en funktion, så att de kan få ett gemensamt mål. Annars är de inget lag, och inget av det goda ett självstyrande lag kan föra med sig i smidiga arbetssätt kommer att hända.