Möten?

Läser denna bok om hur man faciliterar distansmöten och påminns om att aldrig ha ett möte utan att veta syftet.

Utmärkande för smidiga metoder är att vi oftast har väldigt strukturerade möten. Det beror på att varje möte ingår i en process med ett tydligt ingångstillstånd och ett tydligt mål. Inför arbetsplaneringsmöten vet vi prioriteringen bland arbetspaketen och vi vet hur mycket vi kommer att kunna arbeta under den närmaste perioden. Inför arbetsuppföljningen vet vi hur det gick under perioden och mötet handlar om hur vi ska agera på informationen. På ett förbättringsmöte använder vi strukturerade verktyg för att hitta vilka problem vi ska attackera och hur vi ska göra det.

På ett möte diskuterar man ibland saker, alltså belyser en fråga. Då använder vi verktyg som stöttar diskussionen, till exempel skapar ett faktaträd för att slå fast kända sakförhållanden eller visa på att ett sakförhållande är okänt, och så kan vi blottlägga och argumentera för våra värderingar och på det sättet skilja dem åt.

På ett möte innoverar man ibland. Då använder vi verktyg som stöttar innovation, till exempel verktyg som får oss att tänka stort och nytt och verktyg som får oss att smalna av och konkretisera och pröva värdet av de nya idéerna.

På ett möte beslutar man ibland saker. Då använder vi verktyg som stöttar beslutsfattande, på det sätt som vi vill att beslutsfattande ska ske, givet de maktstrukturer vi har och vill använda oss av.

Vad vi helst inte vill göra på ett möte: sitta ner och prata och bestämma sig ad hoc. Ad hoc-processer är alldeles för tyngda av dolda maktspel och oklara tankestrukturer. Dessutom tar de en förfärligt lång tid. Mötesverktyg snabbar upp processen eftersom de aktiverar hjärnorna på rätt sätt.

Det som krävs är tydlig facilitering, alltså att någon tar på sig att leda mötet med hjälp av de överenskomna verktygen utan att för den sakens skull kunna påverka utfallet mer än någon annan. Det är en lite klurig konst, men tack vare verktygen är den inte omöjlig och jag önskade verkligen att fler började använda dem. Alltför många klagar på tyngden av alla möten utan att göra något åt den.