En projektskeptikers bekännelser

Jag har på sistone varit inblandad i en del diskussioner om projekt. Dels i de uppdrag jag har, dels i flera diskussioner på konferenser och på nätet. Jag menar ju att projekt ofta innebär stora hinder för agilitet i organisationer, om vi med projekt menar ett arbete av tillfällig karaktär i en tillfällig organisation, mot ett fast mål till en fast tid och kostnad.

Till att börja med håller jag med att om arbetet verkligen är tillfälligt, som en enstaka förändring inom ett område där verksamheten normalt inte förändrar sig, så är det nog projektarbete som krävs. Ett projekt är som en byggnadsställning av tillfällig organisation, planering, resursförsörjning, och styrning. Vi tar till det när vi gör vår ombyggnad, men annars inte. Men projektet kräver att den ordinarie verksamheten släpper till och underordnar sig projektets plan och behov. Annars får vi förseningar och målkonflikter och andra stora strukturella kostnader.

Hade projekten bara dykt upp i de sammanhangen hade jag inte haft så mycket emot dem. Men jag ser organisation efter organisation som kör flera projekt, både efter varandra och parallellt, och ofta utan att kunna leda och styra dem i förhållande till varandra. Vilket inte är så underligt, jag har ännu inte sett en projektmodell som bygger på konstant anpassning av den egna planen i förhållande till alla andras planer. Tvärtom verkar de projektmodeller som finns vara byggda för att driva den egna agendan främst. De är inte gjorda för att köras parallellt med hänsyn till varandra, utan de inkräktar snarare på varandras resurser och bemanning.

Portföljstyrningsmodellerna jag sett har inte heller varit inriktade på att styra projekten smidigt mot varandra, utan handlar om att starta och följa upp projekten som vore varje projekt oberoende av det andra.

När man sedan ser till innehållet i projekten kan man ifrågasätta hurpass tillfälliga de är. Det är sant att just den här genomgripande förändringen av våra datasystem varken har skett förr eller kommer att se senare. Men nästa kvartal har vi en ny förändring, och kvartalet därefter har vi ännu en förändring. Att förändra datasystemen är helt enkelt en del av vår verksamhet. Ja, att implementera just detta EU-direktiv i förvaltningen är säkert en engångsföreteelse. Men nya EU-direktiv dyker upp regelbundet. Att implementera dem är vårt jobb. Att utveckla nya bilmodeller är vårt jobb. Och så vidare.

Projekt är disruptiva i sin natur, och tanken är att vi ska ta till dem när vi ska vara disruptiva. Men disruption har en oerhört hög kostnad. När vi dessutom släpper lösa flera parallella disruptioner ska vi kanske inte bli förvånade om vårt värdeutflöde i organisationen blir väldigt lågt, eller om projekten börjar lägga krokben för varandra. Naturligtvis oavsiktligt, det här är ett systematiskt problem och inte resultatet av någon människas illvilja eller inkompetens.

En av projektmetodernas styrkor är att man sätter samman en tillfällig organisation som ofta blir mer tvärfunktionell än vad den befintliga linjen är. När en linjeorganisation i sig själv saknar förmåga att agera effektivt tvärfunktionellt så erbjuder projektmetoderna ett sätt att frigöra kraft och planera och leverera. Men då finns det ett alternativ som innehåller fördelarna från projektarbetet men utan flera av dess nackdelar, nämligen att ge linjen den planerings- och leveransförmågan. Istället för att tillfälligt åtgärda linjens brist på kompetens med en tillfällig organisation, så angriper vi rotorsaken och förändrar linjen. Det är här flera av teknikerna i lean och den agila traditionen hjälper. Vi identifierar värdeströmmar, och ger linjen förmågan att svärma runt värdeströmmarna och att förändra sig dynamiskt när värdeströmmarna förändrar sig.

Det tar tid för en organisation att sätta sig och börja leverera. Att betrakta organisationer som tillfälliga strider emot det vi vet om människors behov av stabila sociala sammanhang för att kunna arbeta effektivt i team. Det hade kunnat fungera om deltagarna i projekten fått lov att fokusera på ett och samma projekt. Men i den stund vi låter olika personer ingå i olika tillfälliga projektkonstellationer så får inte längre dessa människor ett gemensamt syfte. Och det som driver den mänskliga grupputvecklingen är just samlingen runt det gemensamma syftet.

När vi inför lean och agila metoder försöker vi i görligaste mån undvika omorganisation och disruptiva ändringar i arbetssätt. Man kommer av och till att behöva disruption, men grundläget är att i den befintliga organisationen börja med ständig förbättring och skapa en linje som har förmåga att förändra sig själv. Organisatonsförändring är i lean inget avslutat utan en ständigt pågående process. Man startar resan, men det finns inget slutdatum. Det gör att även om vägvisarens närvaro är tillfällig, så är inte förändringen ett avslutningsbart projekt. Det börjar, och fortsätter, och fortsätter.

Mitt största argument för att projekt är oagila i sig själva gäller synen på planer och genomförande. Även när arbetet verkligen är tillfälligt så att ett projekt borde vara det bästa, så är det många sorters arbete som inte är förutsägbara. Varken mål, tid, eller kostnad kan slås fast på förhand. Vi vet inte exakt vilka aktiviteter som krävs. Vi vet inte vad som kommer att hända. Här brukar projektvänner protestera och mena att det ju visst går att genomföra projekt utan att veta allt detta. Hela tanken med agila projekt är att användas i dessa lägen, säger de.

Problemet är att jag har ännu inte sett en projektmodell som accepterar förutsättningarna att varken mål, tid, eller kostnad kan slås fast. Finns en sådan modell? Använder folk sådana modeller? Får jag komma och titta på och lära mig mer om agila projekt?

Samtliga projektmodeller jag sett, från de etablerade Props och Pejl till olika sorters hemmabyggen, bygger på att man efter en förstudie har en uppsättning aktiviteter som ska utföras i sekvens, i enlighet med en tidplan man tar fram. Jag förstår att man i teorin kan driva projekt agilt, i betydelsen använda samarbetsteknikerna i den agila traditionen inom en tillfällig organisation, och jag har sett det göras, men då har det skett genom kraftiga avsteg från de regler man normalt har om på förhand fastslagen budget och uppföljning på aktivitetsnivå.

Beställare och styrgrupp har ofta upplevt den situationen som oerhört obehaglig. De har inte kunnat få några leveransplaner eller realistiska kostnadsindikationer eller någonting sådant de behöver för att kunna styra projektet. Men styra behöver de, eftersom det agila arbetssättet kräver en ständig omplanering och omprioritering. Men vilka parametrar ska de styra efter?

I en agil linjeorganisation klarar du av ett agilt arbetssätt, för där finns hela tiden en upparbetad struktur som ger dig indikation om leveranskapaciteter och flödeshastigheter. Lärdomarna och insikterna återförs kontinuerligt, samarbetena är upparbetade och vana, larmvillkoren tydliga, processen för att kontinuerligt bryta ner långsiktiga planer till kortsiktiga delmål är på plats och fungerar, och du vet vilka effektmål du hela tiden ska styra efter.

Utan stödet från en agil linje blir det agila arbetssättet oerhört skört. Jag skulle inte våga tillämpa agila arbetssätt i en projektkontext om inte projektet var såpass stort så att det hann etablera alla dessa strukturer innan det var dags att avsluta det. Och när en organisation har tagit den investeringen i strukturerna, varför ska den egentligen riva upp dem? Kan inte strukturerna finnas kvar och fortsätta leverera värde?

Observera att detta inte är en kritik mot projektledare. Själva koordineringsarbetet som projektledare är duktiga på behövs i hög grad inom en agil organisation. De projektledare som är vana vid att detaljstyra individer på timnivå behöver ta ett par steg tillbaks och börja sätta upp mål för team på veckonivå istället, men förmågan att planera och koordinera är ännu viktigare i en agil linje där vi omplanerar och omformar oss regelbundet. Det är de inbyggda strukturella effekterna av projektarbete jag vänder mig emot (utom i specialfallet jag nämnde inledningsvis), och jag hoppas att fler organisationer inser att det finns alternativ som har förmågan att hantera en föränderlig omvärld över tid istället för tillfälligtvis.

Läs mer om vad jag tänkt om projekt.