onsdag 5 augusti 2015

Deras flödestavla är inte din

Här ett vanligt chefsmisstag vid införandet av lean och agila metoder: att chefer tror att en flödestavla (till exempel en scrumtavla eller kanbantavla) är till för deras eller för organisationens behov. Men flödestavlan är till för synkronisering inom gruppen som behöver självorganisera sig runt sitt eget arbete. Eller grupper som behöver koordinera arbetet mellan sig. Den är inget rapporteringsverktyg.

Det finns till exempel chefer som kräver att alla processteg i arbetet ska analyseras och bli särskilda kolumner på tavlan. Chefen ska då kunna titta på tavlan och förstå var i processen arbetet är. Men gruppen själv kanske bara ser behov av tre kolumner: arbete som ska göras, eller är på gång att göras, eller är färdigt. Att formalisera arbetet som chefen vill kanske inte är så enkelt. Eller så är det inte nödvändigt eftersom var och en som befinner sig på golvet vet vad arbetet innebär.

Folk som har ett särskilt ansvar för helheter, vilket många chefer har, de behöver naturligtvis olika sorters rapporter. Att få indikation på när saker blir klara till exempel.

— "Ja, men det kan jag ju få om gruppen bara flyttar lapparna för arbetspaketen mellan kolumnerna. Då kan jag ju räkna ut prognosen för när ett visst arbetspaket blir klart!"

— "Visst, men gruppen är säkert mycket bättre än du på att räkna ut det. De sitter ju närmare informationen. Att de ska ta sig tid att transportera den informationen ut till dig för att du ska göra beräkningen är både ett slöseri (transport) och en stor risk eftersom information inte kan förflyttas utan att den tappar i värde."

— "Nä, gruppen kan faktiskt inte göra prognoser!"

— "Varför har du inte lärt dem det?"

På mina utbildningar brukar jag säga att det finns tre olika sorters informationsspridare: de som sprider information från någon annan till en grupp (till exempel budskap från ledningen till gruppen; de som sprider information från en grupp till någon annan (till exempel rapporteringstavlor som andra, till exempel ledningar, ska titta på); och så spridare som sprider information inom en grupp människor så att de kan synka sitt gemensamma arbete (och hit hör flödestavlorna).

Man måste vara mycket noga och försiktig när man designar spridare som arbetar enkelriktat över gruppgränser (till exempel ledningsbudskap och rapporteringstavlor). Risken för förvrängningar i informationen är stor eftersom spridningen sker enkelriktat, ofta enbart genom spridaren, och om det finns en maktskillnad mellan sändare och mottagare förvrängs betydelsen ytterligare.

Spridare som används för synkronisering inom en grupp av hyfsat jämbördiga individer är inte lika känsliga. Människorna svärmar kontinuerligt runt informationen, det sker ett utbyte, och spridaren är inte den enda informationskällan. Informationsutbytet via en synktavla består framförallt i de mänskliga möten man har framför den. Missuppfattningar korrigeras, och man är alla ense om vad saker på tavlan betyder. Vid behov ändrar man snabbt på tavlans utformning.

Är du chef ska du akta dig för frestelsen att blanda ihop dessa olika sorters informationsspridare. Försöker du i det tysta utläsa saker ur ett synkroniseringsverktyg är risken mycket stor att du läser fel. Deras tavla är till för att de ska kunna synka sitt eget arbete, inte för att du ska övervaka dem.

Om du känner ett behov av att övervaka deras arbete kanske du kan fundera på om du inte istället skulle kunna komma överens med dem om att de på något sätt rapporterar avvikelserna till dig (jidokaprincipen). På så sätt behöver du inte bry dig så länge som den ordinarie processen fungerar bra. Att övervaka det som fungerar är ett slöseri med tid.

Om du känner ett behov av att utläsa information ur andra människors informationsverktyg kanske du kan fundera på om det inte är så att du istället har ett kommunikationsbehov med dessa människor. Försök istället få till sätt där ni kommunicerar ansikte mot ansikte, kanske framför en informationsspridare som ni har gemensamt.

Inga kommentarer:

Skicka en kommentar