Ramlade för en liten tid sedan på ett större managementkonsultbolags metod att implementera något lean/agilliknande på kontorsgolvet. Det såg bra ut. En gemensam tavla, synliggjorda arbetsflöden, dagliga synkmöten runt denna tavla. Men det var något som verkade lite avigt.
Tavlan hade en simbana för varje person. På tavlan kunde folk se vilka ärenden jag jobbade med genom att titta i min simbana, eller i Hezans simbana för att se Hezans ärenden. Det var alltså en tavla med resursfokus, snarare än med flödesfokus.
Synkmötena blir med en sådan tavla bara en rapporteringspunkt: Jag berättar vad jag gör, vilket du kan se i min bana, och du berättar vad du gör. Kommer någon dit och frågar hur det går med det ena eller andra värdeskapandet fladdrar vi med blicken över tavlan. Vem av oss var det nu som höll på med just den gruppen av ärenden? Hur nära målet är vi? Hur ska vi synliggöra att vi behöver samarbeta om ett och samma mål? Klippa sönder samma lapp och sätta upp en del i varje persons simbana?
Ett resursfokus kan inte samsas med ett flödesfokus. Om min simbana ser tom ut kan man dra slutsatsen att jag behöver ta till mig lite mer arbete för att bli fullbelagd. Men det säger ingenting om hastigheten på de ärenden vi jobbar på. Det säger ingenting om det värde vi försöker leverera. Rent matematiskt fungerar det tvärtom: ju mer vi maximerar vårt kapacitetsutnyttjande, desto långsammare kommer genomströmningshastigheten av ärenden att bli. Åtminstone när vi närmar oss våra kapacitetstak.
Ha flödena i fokus på era flödestavlor. Låt simbanan utgöras av en värdeström. Visualisera hur nära målen respektive ärende är. Då får synkmötena fokus på synkronisering runt värdeskapandet snarare än att vara ett enkelt pulsmöte där var och en rapporterar vad den sysslar med.
Frågan om vad var och en gör är fortfarande viktig. Men hellre att man kanske försöker begränsa vad var och en håller på med samtidigt (för att undvika dyr uppgiftsväxling). I Synk använder vi magneter: varje person har bara ett visst antal magneter. Du sätter en magnet på varje ärende du jobbar på. Går det för långsamt och är för svårsynkroniserat: minska antalet magneter.
Skaffa fokus. Optimera på flöde, inte på folk. Samsas och svärma runt värdeskapandet. Synka.
Inga kommentarer:
Skicka en kommentar