Under en utbildning idag, hos en avdelning som jag hjälpt införa olika smidiga tekniker för en tid sedan, ställde jag frågan vad som hade förändrats i och med de nya arbetssätten.
- "Entusiasmen, viljan att lösa problem, glädjen i att hjälpa och förbättra", blev svaret.
Det gjorde mig väldigt glad, men faktiskt inte så förvånad. Det är lyckligtvis en rätt vanlig erfarenhet, som bygger på en välkänd mekanism.
Många som stöter på de smidiga teknikerna första gången brukar häpna över den radikala delegeringen. Det till myteriet gränsande (nåja) självstyret. Under förbättringsmötena tar folk ansvar för saker som i en organisationskarta ligger långt utanför den egna avdelningens ansvarsområde. Hur kommer detta sig?
Svaret är att vi människor vill hjälpa till, vill göra ett bra jobb, vill vara med och skapa något stort och bra. Men när man inte ser hur det skulle kunna gå till blir man handfallen, och då också demotiverad.
Genom de smidiga teknikerna lär sig alla att fokusera på värdeflödet. Man bryr sig om det som gör mottagaren glad. Det medför att man automatiskt bryr sig mindre om avdelningsgränser och formella mandat. Alla ser ju hur en överlämning mellan två avdelningar fungerar osmidigt. Att försöka påtala denna osmidighet för chefer långt upp i hierarkin känns osmidigt i sig självt. Dessutom: vad vet chefen långt ifrån golvet om det här?
Istället tar man kontakt med varandra och anordnar ett snabbt (<45 minuter) förbättringsmöte för att reda ut hur samverkan ska lösas. Man dokumenterar ett processteg, testkör under två veckor, och bestämmer sig sedan för om man ska permanenta det nya arbetssättet. Arbetssättet skrivs ner på en liten plansch och sätts upp på väggen. Att ändra arbetssätt blir odramatiskt när man hela tiden testkör i det lilla.
En tredje faktor som ökar frimodigheten och därmed motivationen är synliggörandet (rätt info i rätt tid). Vi VET om den förändring vi testar är till det bättre eller ej, för vi får information om utfallet omedelbart. Osäkerhet om det man gör är till det bättre eller ej skapar handlingsförlamning, och är ett tecken på att egentligen ingen i organisationen kan besluta något på goda grunder. Med rätt info i rätt tid kan istället alla fatta vettiga beslut med låg risk.
Så det är inte underligt om smidiga tekniker ökar viljan att ta större ansvar. Plötsligt finns ju förutsättningarna.
Inga kommentarer:
Skicka en kommentar