Fem svenska S

OK, eftersom jag titt som tätt dyker på det här: jag pratar om lean och folk blir lite tomma i blicken, och jag tvingas fråga dem: "Har ni haft en 5S-konsult på jobbet?" och de nickar. Fem S är en enkel men genial liten pusselbit i smidigt arbete, men på svenska kontor går det just nu runt folk som för dyra pengar berättar att det bara ska finnas en och endast en papperskorg i varje konferensrum och att det på något vis är helt avgörande för resultatet för folks arbete och att det är det som kallas "fem S".

Högst obegripligt. Men vad handlar det då om? Jo, om att det blir smidigare med ordning och reda, och att om en smidig process är på plats så blir och förblir det ordning och reda. Och att arbetet med att ta fram den processen driver så mycket god förändring att man häpnar.

Det handlar om min källare

Men vad är det då? Jo, det är till exempel att min källare med alla snickargrejerna ser ut som hej-kom-och-hjälp-mig. Jag behöver Städa.

Städning i min källare går till så att jag tar en grej, till exempel en hammare, och så går jag runt i en kvart tills jag hittar en hylla där det finns en liten tom fläck över. Där lägger jag hammaren. Sedan går jag runt med en färgburk i en kvart tills jag kommer på att den minst dåliga platsen är balanserande ovanpå hammaren. Och så vidare, och så vidare...

Nä, man spiller helt enkelt en massa tid och tankemöda (beslutsmöda!!!) på att försöka improvisera fram nya platser för saker och ting. Tänk om man istället tog sig tid att Systematisera alla grejerna. Först skapa en plats för varje sak, sedan lägga var sak på sin plats. Det hade varit smartare. Så jag bestämmer att färgburkarna ska upp på hyllan, och verktygen ska hänga på väggen.

Men bäst som jag spikar upp verktygskrokar på väggen så slår mig en sak. Jag har flera likadana hammare. Skulle jag inte kunna nöja mig med att hänga upp den bästa av dem på väggen och stuva undan de andra. Och jag har färgburkar med intorkad färg som aldrig kommer att användas. Innan man systematiserar kanske man borde Slänga? Skapa system för burkar och verktyg jag ändå inte behöver ha framme, vad ska jag göra det för?

Så där är då de tre första S:en på plats, i den ordning där de skapar minst slöseri:

• Släng först det du inte behöver, sedan kan du
• Systematisera genom att skapa en plats för varje grej, och först därefter
• Städa för då kommer du bara att städa nödvändiga saker som har plats. Inget mer improviserande med hammare och färgburkar.

Det kommer ju aldrig att hålla!

När jag snickrar, hur gör jag då? Jo, jag kommer på vad jag ska göra, tar fram material, tar fram verktyg, sätter igång, och när grejen är färdig går jag iväg med den...

...och funderar inte på vem som ska ta undan överblivet material, hänga upp verktygen på sina platser, och sopa av bänken! Nä, så länge jag gör på det vanliga slarviga sättet lär det inte hålla. Jag behöver hitta någon sorts Standardprocedur för att få det att fungera.

En nyckelgrej med lean är skillnaderna mellan processtegen som ökar värdet på en artefakt, och artefakten i sig. Artefakten är det stycke värde som ramlar genom vår process. Den ska tillverkas eller förädlas hos oss, genom arbetet vi gör. Sedan ramlar den ut till mottagaren, och vi påbörjar förädlingen av en ny artefakt.

Artefakten förändras i processen, men processteget förändras inte. Starttillståndet för ett processteg är istället identiskt med sitt sluttillstånd. Processtegen är cykliska, och därmed väldigt resilienta. Så om starttillståndet är att verktygen hänger på väggen, materialet i sina lådor, och bänken är tom; då ska också sluttillståndet vara så! I min standardprocedur ska jag alltså återställa verkstaden. Annars är jag inte färdig.

Detta cykliska sätt på standardprocedurer skapar stora effekter i organisationen när man är Ståndaktig med procedurerna och stannar kvar i dem. Så de får bli vårt femte S: att vi vågar hålla ut för att se hur dessa nya rutiner påverkar oss på lång sikt. Saker kommer att hända. Vi justerar arbetssätten efter verkligheten.

Alltså

Det är detta som är fem S: man tittar på vad som är värdeskapande, och så bygger man processteg runt detta värdeskapande som inte resulterar i ökad kaos eller spillprodukter som inte tas om hand. När man bygger ett processteg kollar man vad det är för grunkor som faktiskt behövs, slänger resten, skapar en systematik där varje grunka har sin plats, man städar, standardiserar processen genom att bestämma hur och när det fortsättningsvis ska städas så att processteget alltid är redo att ta emot, och så är man ståndaktig och hänger i.

Det kanske är superviktigt att det bara finns en papperskorg i konferensrummet. Men troligen inte. Ofta drivs leansatsningar i kontorsmiljö av att optimera själva kontorsarbetet: man blir bättre på att ta kopior, slå hål, sätta in i pärmar, sitta av tiden på möten osv. Men kontorsarbetet är ju sällan värdeskapande i sig. Det är kunskapsarbetet som sker på kontoret som utmynnar i värdet. Kontorsarbetet är bara vägen dit.

Så en ytlig lean-konsult kanske begår lite fem S på ett kontor där ni jobbar. Då är det ju bra att ni nu, med lite djupare kunskaper om 5S kan stötta varandra och peka på att 5S-konsulten borde röja runt lite bland de fjorton nivåerna byråkratiska mellanchefer och då praktisera en smula Släng

1. Släng!
2. Systematisera!
3. Städa!
4. Standardisera!
5. Ståndaktighet!

Läs mer om 5S här!