Vad är en IT-kostnad?

Jag fortsätter funderingarna runt Ekonomistyrningsverkets (ESV) rapport Fördjupat it-kostnadsuppdrag – Delrapport 2: Kartläggning av it-kostnader. ESV tolkar lyckligtvis sitt uppdrag inte som att blott försöka kartlägga "IT-kostnaderna" (en notoriskt svår klassificering) utan "att bidra till en effektiv statsförvaltning genom effektivare användande och tillhandahållande av it." (sid 10) Men som alla läsare av bloggen vet så är det inte genom att titta på kostnader som vi får kontroll över effektiviteten, utan man behöver se på kostnad per nytta i varje enskilt värdeflöde. Här krävs ett bredare tankesätt.

Att det är svårt att isolera IT-kostnader konstaterar rapporten. Det görs inte på ett enhetligt sätt vilket gör att verket inte kan jämföra myndigheterna med varandra. Men frågan är om det alls går att jämföra vad som är en "IT-kostnad" i två olika verksamheter. ESV betraktar som IT-kostnad allt som kan härledas till IT (sid 14). Där beskriver man också hur gränsdragningen kan gå till: utrustning som kommunicerar automatiskt kan räknas som IT, medan kostnaden för en äldre version av samma ting som inte är uppkopplad inte kan bokföras på IT-kontot.

Med den gränsdragningen blir måttet "IT-kostnad" snarare ett mått på hurpass mycket myndigheten berörts av digitaliseringen. I vad mån det berott på egen styrning och i vad mån det berott på att tillverkaren försett de artefakter ens verksamhet använder med en IP-adress framgår inte. IT-kostnaderna springer iväg för den myndigheten, men är det bra eller dåligt? I förhållande till vad springer kostnaden iväg? Vilken blir skillnaden mot förra året och vad kan vi förvänta oss nästa år? Och är min myndighet bättre än din?

Alla vettiga nyckeltal ska man kunna agera effektivt på. Bra coachande frågor för den som funderar på nyckeltal är: "Vad händer om nyckeltalet faller med 50 %? Vad händer om det ökar med 35 %? Hur möjliggör nyckeltalet ett rationellt agerande?" Om svaret är att man inte vet, så är det förmodligen inget nyckeltal värt att lägga tiden på. En ökad IT-kostnad som i den ena myndigheten beror på att de tvingas till dyr refaktorering av koden i misskötta äldre IT-system (hög teknisk skuld som nu måste amorteras) och i den andra myndigheten på att tillverkarna av stödutrustning integrerat sina system så att större delar av dem kan anses vara digitala och i den tredje myndigheten för att man skapat ett effektiv värdeflöde med hög grad av digitalisering, en sådan siffra på kostnaden säger ganska lite. Data är som vanligt i första hand något kvalitativt, inte kvantitativt.

Rapporten konstaterar även detta och är betydligt mer ödmjuk i sina slutsatser runt nyckeltal. Riksrevisionen har enligt rapporten tidigare påstått att ett enhetligt sätt att beräkna IT-kostnader på gör myndigheternas arbete med IT-kostnader effektivare, fast jag misstänker att det framförallt förenklar för Riksrevisionen som då inte behöver sätta sig in i varje myndighets unika situation när de ska granska. Rapportens författare är noga med att påtala att det här arbetet med att förstå IT-kostnader är en process som kräver dialog och att nyckeltalen som föreslås i rapporten inte utan vidare kan användas för jämförelser (sid 32). De formulerar det på ett underbart sätt som jag önskar hade funnits på skärmsläckarna hos varje politiker och myndighetschef:

Nyckeltalen måste dock hanteras ansvarsfullt, och tolkningen och analysen kräver ofta djup verksamhetskunskap och måste utgå från verksamhetens förutsättningar.

Det citatet är en av de få eviga sanningarna här i världen och jag har skrivit en hel del tidigare om nyckeltalens fallgropar.

Frågan om IT-kostnader är helt enkelt en hårig frågeställning. Vad beror det på och hur kan vi göra det mindre hårigt?

Jag tror att svaret är delvis historiskt. "Det där med data" har alltid varit en främmande fågel. Sedan Gustav Vasa och Axel Oxenstierna via Max Weber har förvaltningarna haft en särskild sorts informationslogik som bara bit för bit försökt använda informationsteknik för att replikera denna fast på ett mer "effektivt" sätt. Men informationstekniken har sin egen logik. Webers förvaltningsidéer må bygga på stringenta definitioner av processer, men det är ju ingenting emot datorernas krav på omutlig exakthet i allt. I jämförelse med en dator är den torraste och mest korrekta tjänsteperson ett svamlande hav av känslosamt godtycke. Förvaltningen vill kunna hantera information men datorerna kan bara hantera data, det vill säga information helt berövad varje uns av tolkning och kontextualisering. Datorer kan skyffla runt symboler, och ingenting annat.

Så vi har en särskild sorts logik som kräver en annan sorts kompetenser att bemästra och en annan sorts anläggningsinvesteringar och en annan sorts driftskostnader än vad förvaltningen hade haft utan datorer. Denna nya sorts förutsättningar kontrasterar emot de gamla. Det har gjort det naturligt att dela upp tillvaron i "verksamhet" respektive "IT", där "IT" är "Den Andre" för att tala med Hegel och Husserl. Och hur mycket kostar inte oss "Den Andre"? Hur dyrt blir det med "Den Andres" alla knepiga krav? Bör vi inte hålla koll på det? Särredovisa "det där med data"?

Vad som händer i och med digitaliseringen är att datoriseringens logik blir norm. Det handlar inte längre om körningar som sker mitt i natten en gång i månaden, inläsning eller inknappning av innehållet i ett pappersdokument, eller samtal med en handläggare som tittar i sin terminal för att muntligen kunna återge vad som står där i ett personligt möte med en medborgare. Det handlar om att människor har tillgång till terminalerna dygnet runt i byxfickan, att de förväntar sig smidighet och korrekthet i allt och att fysiska begränsningar ska upplevas som helt borttrollade så länge som det gäller sådant som kan representeras digitalt.

"Transportation is waste" konstaterade Taiichi Ohno på femtiotalet, och pappersblanketter, kontanter, att behöva få tag i en handläggare för att fixa ett rutinärende, väntan på ett beslut om det är en algoritm som fattar beslutet, väntan på beskedet och väntan på en utbetalning: all sådan informationsförflyttning kan ses som onödig efterfrågan, fördyrande tillägg, och en konstlat försvårande process i ljuset av att det ju går att skapa detta sömlöst med hjälp av lättillgängliga digitala hjälpmedel.

Datorerna ska inte komma in från vänster för att effektivisera små bitar av ett förvaltningsflöde som slagits fast på förhand. Informationshantering behöver ses som i första hand digital om vi alls ska få någon god effekt av datorerna. Vi behöver utforma våra värdeflöden utifrån den smidigaste vägen givet dagens verktyg, och inte använda dagens verktyg för att imitera en karikatyr av gårdagens möjligheter.

I ljuset av det blir hela uppdelningen mellan "verksamhet" och "IT", mellan "beställare" och "uförare" skadlig. Det kräver ett omtag. En ny gemensam förståelse av vad syftet med IT-stöd är.

Som tur är finns det beprövade sätt att riva muren, sätt som används redan idag och som har använts i årtionden med goda resultat. Hela familjen av lean och agila metoder och smidig tjänsteförvaltning ger ett strukturerat sätt att åstadkomma precis detta. När vi leder systemutveckling på ett smidigt sätt fokuserar vi på syften, nyttor och effekter istället för på verktyg och att effektivisera det existerande (och ni som var med på digitaliseringsworkshopen i Almedalen 2016 fick höra mig prata om detta).

Vi arbetar med effektkartläggning och med små mätbara experiment i form av förändringar av befintliga tjänster och en fördjupad förståelse av behov och beteenden hos dem som vi försöker betjäna. Det handlar om att ha ett tjänsteperspektiv (vilka mänskliga behov är vi satta att möta oavsett om det sker via en skärm eller ej), ett livscykelperspektiv (hur säkerställer vi nyttohemtagningen kontinuerligt under hela den tid då behovet ska mötas av tjänsten), och ett integrerat synsätt (hur kan vi samverka på bästa sätt löpande för att möta alla dessa behov antingen vi är databasutvecklare, myndighetschefer, kundtjänstmedarbetare, verksjurister, apputvecklare, handläggare, webbprogrammerare).

Att i ljuset av det perspektivet försöka isolera IT-kostnader som en särskild post är förstås lite svårt men absolut inte omöjligt. Dock: är det hjälpsamt? Vad ska vi ha datat till? Det känns litegrann som att försöka särredovisa användningen av skiljetecken i myndighetens skriftliga kommunikation jämfört med användningen av siffror och bokstäver, istället för att titta på effekten av kommunikationen.

(Och en gång i tiden var skiljetecken en ny och konstig innovation som inte alls var integrerad i normalt skrivande.)

Ekonomiskt sett är det förstås nyttohemtagningen per tidsenhet och tusenlapp som är det intressanta nyckeltalet. Det är också den som rapporten från ESV i synnerhet önskar få se mer av. Men då är det också hela värdeflödet som ska mätas. När de effektivaste värdeflödena levereras av djupt integrerade grupper med en mix av kompetenser och verktyg är det verkligen frågan om fokus ska ligga på att försöka särskilja en viss sorts kostnader och försöka sig på att jämföra olika myndigheter med varandra utifrån den aspekten.

Man kan fråga sig: "Vad är en IT-kostnad?". Men kanske är en bättre fråga: "Vad ska jag med den informationen till?"