Oplanerbara projekt?

Igår skrev jag att digitaliseringen kräver att vi slutar upp med att arbeta i projekt när det gäller vår digitala närvaro. Det här är en tanke som är lite ny för en del så jag behöver nog förklara lite djupare.

När man talar om "projekt" kan man använda ordet lite slarvigt om allt möjlig som görs i en verksamhet. Man har till och med talat om agila metoder som "projektmetoder". Men man kan också vara mer precis, eftersom verksamheter ofta har regelverk som definierar vad ett projekt är och därmed styr hur man alls kan arbeta inom organisationen.

Så gott som samtliga projektmetoder som är implementerade i verksamheter idag, (PEJL, PROPS, PRINCE2, PPS med flera) bygger på att du kan arbeta mot ett på förhand fastslaget mål, och att vägen dit kan planeras i detalj. Själva ordet "projekt" kommer från begreppet "förarbete". Projektstyrning handlar om hur man styr utefter den på förhand upprättade planen: korrigerar avvikelser och följer upp på att alla utför precis de aktiviteter som man långt tidigare bestämt ska utföras.

Att utveckla tjänster, och särskilt komplexa tjänster som IT, är en verksamhet med två egenheter. För det första ger små avvikelser i förutsättningarna stora förändringar i utfallet. En liten insikt om att systemet behöver hantera ytterligare en liten sak kan leda till att hela informationsmodellen behöver tänkas om. För det andra så upptäcker vi nya förutsättningar hela tiden, på ett sätt som inte är förutsägbart.

På senare tid har ägarna bakom olika projektmetoder försökt justera dem för att inkorporera den här nya flugan agila metoder. Ofta har man sagt att det går alldeles utmärkt att bedriva "utförandefasen" på ett "agilt sätt" (folk arbetar i team och flyttar lappar på en tavla varje morgon). Men så länge som projektet styrs utifrån den på förhand upprättade planen (resultatet av "förstudiefasen") är modellen inte kompatibel med de agila metodernas hjärtpunkt: ständig omplanering i takt med att man får nya insikter om hur behov ska mötas. Att folk träffas varje morgon och flyttar lappar på en tavla har inget med saken att göra.

Projektstyrning kan hantera små förändringar. Man gör mindre justeringar i planen och i resursallokeringar och hoppas på så sätt få tillbaks projektet "på banan". Vad man däremot inte kan hantera är om banan visar sig leda helt fel. Projektmodellerna föreskriver faktiskt att projektet ska nödstoppas när de grundläggande antagandena inte längre gäller. Problemet är att detta innebär en prestigeförlust, och att folk helt felaktigt tar hänsyn till de pengar man redan plöjt ner i projektet.

Alla inser dessutom att själva behovet inte försvinner bara för att projektet dör. Och om projekt är den enda arbetsform som verksamheten tillåter när det gäller att möta behov genom tjänsteutveckling blir man så illa tvungen att fortsätta och ta hand om de nya insikterna på ett improviserat sätt, inte sällan till mycket höga kostnader.

Agila metoder är inga projektstyrningsmetoder. De är alternativ till projektstyrningsmetoder. Projekt kan hantera komplicerade verksamheter, men inte komplexa. Agila metoder är tekniker för att på ett välstrukturerat sätt hantera komplexitet, att hantera budgetar och planer i ljuset av varians och oförutsägbarhet, och kunna nå både långsiktiga och kortsiktiga mål om dessa är möjliga att nå.

För en chef i en verksamhet som står inför digitaliseringens utmaningar krävs det att man tar tag i problemet med ekonomisk styrning kopplad till projekt, och byter ut den gamla styrningen mot de ekonomiska styrverktygen som de agila metoderna erbjuder. Det kräver att man gör slut med en del av sina tidigare beteenden och mätpunkter, för annars kommer de gamla projektmetoderna att fortsätta vara grus i maskineriet.

Det finns även andra problem med tjänsteutveckling i projektform, men den ekonomiska styrningen baserad på ohållbar planering är det mest grundläggande hindret. Därför tar jag upp det först.