Ett sätt för att fånga upp förbättringsmöjligheter, t ex i början av ett förbättringsmöte, är att resonera tillsammans runt ett av lagets ansvarsområden. Man börjar med att beskriva ett ansvarsområde, och sedan ställer man frågan: "Känns det som om vi kan detta? Hur vet vi om vi är bra eller dåliga på det? Vilka data har vi?"
Syftet är att få igång en diskussion där medlemmarnas magkänsla om sakernas tillstånd bryts mot fakta i målet. Genom att prata om känslorna får vi upp dem på bordet, men genom att styra över diskussionen till data flyttar vi fokus till ett mer empiriskt förhållningssätt. Precis som det ska vara inom lean/agilt. Att få in empirin redan i början av processen underlättar lite senare, då vi ska ha tagit fram en åtgärd och ställer oss frågan: "Hur ska åtgärden utvärderas? Hur kommer vi att ta reda på om åtgärden lyckades eller inte?"
Här är några förslag på frågor man kan ställa sig i en sådan övning:
Har vi effektiva metoder för att hantera oplanerat arbete som plötsligt dyker upp mitt i en planerad period? Ibland kan den effektiva metoden vara att snabbt avvisa det oplanerade. Ibland kan det handla om att faktiskt utföra arbetet. Arbetslaget är bundet av sitt ansvar mot omgivningen. En följdfråga är: vet vi när vi måste utföra det oplanerade och när vi kan avvisa det? Det är lagets ansvar att känna till sina plikter och sina förutsättningar. Oplanerat arbete måste hursomhelst hanteras.
Känner vi vår kapacitet? Nej, att ge korrekta förutsägelser för hur långt man hinner inom en viss tidsperiod är inget självändamål. Det finns naturlig varians som vi antingen inte kan göra något åt, eller ännu inte hunnit göra något åt. Men det är värdefullt både för laget och för omgivningen att ha en viss förutsägbarhet. Åtminstone så att man kan lova att uträtta vissa högt prioriterade saker fram till ett visst datum.
Skiljer vi mellan det planerbara och det oplanerbara? Oplanerbart arbete är sådant som antingen är för stort för att utföras inom den planerade perioden, eller för luddigt för att vi ska kunna säga något om det. Ett agilt arbetslag måste kunna skilja mellan dessa, så att laget inte planerar in något oplanerbart i en period.
Kan vi förfina det oplanerbara så att vi kan planera in det? Att tillsammans med omgivningen ta reda på mer fakta, och att bryta ner ett större arbetspaket i mindre, planerbara delar, det tillhör lagets ansvar. Hur ser lagets strategi ut för att få reda på vilka arbetspaket som är viktigast att jobba med? Är vi bra på själva förfinings- och nedbrytningsarbetet? Är vi duktiga på att få fram information och på att hålla intressenterna informerade?
Det finns fler frågor. En bra praxis är att ha regelbundna förbättringsmöten tillsammans med omgivningen och på så sätt få det uttalat hur förväntningarna ser ut. Dessa förväntningar kan man sedan ta med sig in till denna övning.
Inga kommentarer:
Skicka en kommentar