På en "kadensdelad" synktavla (det jag använder oftast nuförtiden) hänger ärendena i respektive avdelning: Dagsärenden i dagskolumnen, veckoärendena i veckokolumnen, månadsärendena i månadskolumnen, och så vidare. Risken är stor att ärendena blir hängande där. Tavlan fylls liksom på utan att man hinner ta hand om allt.
Ett sätt att hålla nere mängden pågående arbete och samtidigt se framstegen, är att varje dag i veckan se hur mycket det är kvar på veckoärendena. Varje veckoärende som inte är påbörjat (men ändå hänger i veckokolumnen, i sig en indikation om att man tagit på sig för mycket) har 10 poäng.
Så snart vi påbörjat ett veckoärende genom att ha gjort färdigt dess första dagsärende, så får veckoärendet 9 poäng. När vi gjort mellan en tredjedel och hälften av veckoärendet får det 6 poäng. När vi gjort mellan hälften och två tredjedelar får det 3 poäng. När det bara är pyttelite kvar får det ett poäng. När vi är klara får det noll, och ärendet flyttas över till Verifierings-kolumnen.
På så sätt kan vi hålla ordning på veckoärendena: kommer vi att nå i mål med dem? Vi kan se hur den sammanlagda summan av de pågående veckoärendenas poäng krymper. Detta utan att behöva räkna i någon finkornig enhet som "timmar" eller liknande. Varje ärende har sex steg: färdigt till 0%, 10%, 30%, 60%, 90%. och 100%. Det är kategorier som är mycket lätta att kategorisera in i.
Man kan spåra detta fysiskt på olika sätt. Har man många småmagneter kan man sätta fyra magneter (90% kvar) på lappen som första steg, och sedan ta bort dem en i taget när ärendet kommer närmare målet (60%, 30%, 10%, helt färdigt). De borttagna magneterna kan placeras i en ruta vid sidan av, en ruta där man då kan se de totala framstegen.
Eller så kan man sätta prickar på veckoärendena när de närmar sig målet. Fast det finns en nackdel: man får svårare att backa då. Ett ärende kan ju även <b>fjärma</b> sig målet under resans gång. Det är ju viktigt att man inte tänker på prickarna i termer av <b>upparbetad tid</b> utan som just hur långt det faktiskt är kvar.
Inga kommentarer:
Skicka en kommentar