IT gör verksamhetens jobb

Vart tar alla myndigheternas IT-miljarder vägen? undrar regeringen. Och vad får vi för dem?

Jag har tidigare skrivit om att en hel del av dessa pengar slukas upp av påhittet att man ska utveckla myndigheternas system i stora projekt vilket skapar en massa väntan, trögheter, missade mål och defekter. Och att lösningen inte blir bättre av att försöka toppstyra mer, eftersom tjänsteutveckling behöver bedrivas utforskande och därför är oplanerbart på aktivitetsnivå. Toppstyrda projektmodeller gillar ju att styra på aktiviteter.

Men efter att ha sett en ohejdat massa IT-projekt bedrivas finns det ett slukhål det talas ganska lite om: när "IT" gör "verksamhetens" jobb (idiotisk uppdelning, IT är verksamhet och verksamheten är gravt IT-beroende).

På vilket sätt tvingas IT göra verksamhetens jobb?

Dysfunktionell informationsmodell. En informationsmodell visar hur begreppen man använder i verksamheten är definierade och hur de förhåller sig till varandra. Ska du digitalisera ett värdeflöde i din organisation måste informationsmodellen förstås vara konsistent och konsekvent. Datorn kan ju inte på ett bra sätt gissa sig till vad du menar med olika ord i olika kontexter. Är en "Anmälan" ett slags "Ansökan" eller ingår "Ansökan" i "Anmälan" eller tvärtom? Kan den ena innehålla många av den andra eller bara en?

Är "Kund" en person du har en relation till (som säljavdelningen säger), eller en grupp personer du gör saker för (som operatörerna säger), eller en adress dit du skickar saker (som distributionsavdelningen säger), eller ett organisationsnummer du fakturerar (som ekonomi säger)? Inom varje avdelning klarar ni er med olika definitioner av samma ord, men så fort värdeflödet ska jämkas samman över era avdelningsgränser fungerar det inte längre.

Folket på IT behöver skapa en datamodell av verksamhetens informationsmodell. Så länge som verksamheten vägrar att skapa en sammanhållen informationsmodell så kommer IT att tvingas ställa en massa frågor och vänta förgäves på svar för att sedan skarva och lappa och laga och hitta på en modell som kanske fungerar hyfsat men troligen dåligt för alla.

Där försvinner en massa pengar på något som inte har det minsta med IT att göra! Att skapa en datamodell från en konsistent informationsmodell är billigt. Att sent i processen, på IT-avdelningen, tvingas skapa informationsmodellen utan tillgång till personer som kan fatta beslut och komma med vettiga svar och beslut är svindyrt.

Detsamma gäller alla dysfunktionella verksamhetsregler som IT antas kunna omvandla till funktionell automatiserad logik. Verksamhetsregler som är självmotsägande. Verksamhetsregler som bygger på de vagt definierade informationsmodeller jag beskrev ovan. Och alla verksamhetsregler med odefinerade utfall: en process med tre vägval har blott definierat vad man ska göra vid sex av de åtta möjliga resultaten.

Även här tvingas IT först fråga (förgäves eftersom ingen har något svar), för att sedan skarva och hitta på något halvbra.

Det är en bekväm strategi på individnivå i verksamheten att låta de interna motsättningarna stå oupplösta. Motsättningarna är en systemeffekt, men en verksamhet som är van att arbeta avdelningsvis saknar förmåga att se och tänka på hela systemet. I synnerhet ledningarna är dåliga systemtänkare.

Men IT som fått i uppgift att integrera värdeflödena tvingas agera på systemnivå, och är ganska bra på det. Däremot är det flera av dessa systemeffekter som inte kan uppdagas förrän man börjar arbeta med dem på riktigt, och IT tenderar då att få skulden för att vara dyra, dåliga och försenade när man i själva verket har tvingats hantera verksamhetens alla ofärdiga tankar.

Så vad ska man göra? Först och främst överge projekten. Samsyn tas fram i löpande samarbete. Projekt bedrivs klumpvis i enkelriktade informationsflöden där följsamhet mot tidigt uppgjorda planer är viktigare än något annat. Istället behöver man förvalta sina tjänster kontinuerligt, där förvaltningsledningen har förståelse för alla aspekter av tjänsten: syfte, användbarhet, finansiering och tekniska realiteter.

Bland de viktigaste förvaltningsdokumenten en sådan tvärfunktionell ledning har ansvar för finns den konsistenta informationsmodellen och verksamhetsregelverket. Dessa ingår i det man kallar för domänmodellen, som kallas så för att den beskriver en domän, ett litet hörn av verkligheten som en eller flera tjänster finns i. Tjänster må komma och gå, men informationsmodellen består (även om den naturligtvis också uppdateras och förändras).

Så svaret på regeringens första fråga ("Vart tar våra pengar vägen?") kan delvis besvaras med "projekt" samt "ofärdig domänmodell". Svaret på regeringens andra fråga ("Vilken nytta får vi av våra pengar?") kan faktiskt också besvaras med "ofärdig domänmodell", eftersom en domänmodell också innehåller information om vilka personer man vill hjälpa och vilka effekter man vill uppnå. Men det får avhandlas i ett annat inlägg.